KVK-registratie: zo schrijf je je eenmanszaak in bij de Kamer van Koophandel

Waarom je je moet inschrijven bij de KVK

Ga je als zelfstandige aan de slag, dan ben je in vrijwel alle gevallen verplicht je onderneming in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Zonder inschrijving mag je officieel geen zaken doen, geen facturen sturen en geen btw-nummer krijgen. De inschrijving is bovendien je formele startpunt: vanaf dat moment ben je fiscaal en juridisch een erkende ondernemer, en kun je gebruikmaken van alle regelingen die specifiek voor ondernemers gelden.

Wat heb je nodig om je in te schrijven?

Voor de inschrijving van een eenmanszaak heb je nodig:

• Een geldig identiteitsbewijs.
• De gegevens van je onderneming: handelsnaam, adres en een omschrijving van je bedrijfsactiviteiten.
• Bij inschrijving op afspraak: een (vooraf) ingevuld inschrijfformulier.

Een eenmanszaak kun je inschrijven op je privéadres, mits je hiervoor toestemming hebt (bijvoorbeeld van de verhuurder bij een huurwoning) en dit niet in strijd is met de woonbestemming volgens je gemeente.

Wat kost inschrijving bij de KVK?

De inschrijfvergoeding voor het Handelsregister is een eenmalig bedrag van €85,15. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd voor inflatie en is, net als de meeste opstartkosten, aftrekbaar als zakelijke kosten. Na deze eenmalige vergoeding betaal je geen jaarlijkse kosten meer aan de KVK voor je inschrijving zelf.

Wat gebeurt er na je inschrijving?

Zodra je bent ingeschreven, gebeurt er automatisch een aantal dingen:

• De Belastingdienst geeft je een btw-identificatienummer, dat je nodig hebt om te factureren.
• Je krijgt een KVK-nummer, dat je op al je facturen en zakelijke documenten vermeldt.
• Je gegevens worden opgenomen in het openbare Handelsregister, waardoor klanten en leveranciers je onderneming kunnen opzoeken.

Zorg dat je direct na inschrijving je zakelijke mail en je boekhouding op orde brengt, zodat je vanaf je eerste factuur alles netjes vastlegt.

Een handelsnaam kiezen

Bij je inschrijving geef je je onderneming een handelsnaam: de naam waaronder je naar buiten treedt, op je website, je facturen en je zakelijke correspondentie. Je kunt je eigen naam gebruiken, maar ook een fantasienaam die beter aansluit bij je vakgebied. Controleer voordat je een naam definitief kiest of deze nog niet elders is geregistreerd, om verwarring met een andere onderneming en mogelijke juridische problemen te voorkomen. Je mag bij inschrijving overigens meerdere handelsnamen tegelijk opgeven, bijvoorbeeld als je onder verschillende namen actieve producten of diensten aanbiedt.

Wijzigingen later doorgeven

Verandert er iets aan je onderneming nadat je bent ingeschreven, bijvoorbeeld een nieuw adres, een andere handelsnaam of gewijzigde bedrijfsactiviteiten, dan ben je verplicht dit door te geven aan de KVK. Dit kan meestal eenvoudig online via "Mijn KVK". Zorg dat je dit tijdig doet: een niet-actuele inschrijving kan tot verwarring leiden bij klanten, leveranciers en de Belastingdienst, en in sommige gevallen zelfs tot een boete.

Andere ondernemingsvormen kort toegelicht

Naast de eenmanszaak bestaan er andere rechtsvormen die je bij de KVK kunt inschrijven, elk met eigen fiscale en juridische gevolgen:

• Vof (vennootschap onder firma): je start samen met een of meer partners, waarbij ieder in beginsel privé aansprakelijk is.
• Bv (besloten vennootschap): een aparte rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid, waarbij de onderneming zelf vennootschapsbelasting betaalt in plaats van dat de winst rechtstreeks bij jou als inkomen wordt belast.

Voor de meeste startende zzp'ers is de eenmanszaak de eenvoudigste en meest voor de hand liggende keuze, met de mogelijkheid om later, bij groei, alsnog over te stappen naar een andere rechtsvorm.

Inschrijven: online of op afspraak?

Voor veel ondernemingsvormen, waaronder de eenmanszaak, kun je (een deel van) de inschrijving online starten. Voor de definitieve inschrijving is soms nog een afspraak bij een KVK-kantoor nodig, waarbij je je identiteitsbewijs laat zien. Een online gestarte inschrijving is meestal binnen een paar werkdagen verwerkt; bij een inschrijving op afspraak sta je vaak dezelfde dag nog geregistreerd.

Na inschrijving: de eerste weken als ondernemer

De eerste weken na je KVK-inschrijving zijn vaak het moment waarop de meeste basiszaken geregeld moeten worden. Denk aan:

• Een zakelijke bankrekening openen, gescheiden van je privérekening.
• Je zakelijke mail instellen op een eigen domeinnaam.
• Een geschikt boekhoudprogramma kiezen, zodat je vanaf de eerste factuur alles netjes vastlegt.
• Nagaan of je in aanmerking komt voor de kleineondernemersregeling, afhankelijk van je verwachte omzet.
• Nadenken over een AOV om je inkomen te beschermen tegen arbeidsongeschiktheid.

Hoe eerder je deze basiszaken regelt, hoe minder achterstallig werk je later hebt in te halen. Veel startende zzp'ers onderschatten hoeveel tijd het kost om dit soort losse eindjes achteraf alsnog op orde te brengen, terwijl het in de eerste week net zo goed in één keer geregeld kan worden.

Veelgemaakte fouten

• Zaken doen of factureren voordat de KVK-inschrijving daadwerkelijk is afgerond.
• Geen toestemming vragen aan de verhuurder voor inschrijving op een huuradres.
• De bedrijfsomschrijving te vaag of juist te beperkt formuleren, waardoor deze niet goed aansluit bij je werkzaamheden.
• Na inschrijving vergeten om je administratie en facturatie meteen goed in te richten.

Conclusie

Inschrijven bij de KVK is de formele eerste stap van je onderneming: met een geldig identiteitsbewijs, je bedrijfsgegevens en €85,15 ben je in de meeste gevallen snel geregeld. Voor de actuele procedure en kosten, zie inschrijfvergoeding en eenmanszaak inschrijven, overnemen of overdragen van de KVK.

Ben je eenmaal ingeschreven, richt dan meteen je zakelijke mail en je administratie in via boekhouding starten als zzp'er: de basis Wil je meteen weten hoe je een professionele eerste offerte of factuur maakt, bekijk dan offerte maken als zzp'er en facturen maken als zzp'er

Twijfel je tussen een eenmanszaak en een bv, lees dan ook winstbelasting: hoe werkt de vennootschapsbelasting voor de bv? Met een boekhoudprogramma voor startende zzp'ers zoals Cleverboek regel je je administratie meteen goed vanaf je eerste factuur. Bekijk ook de opstartservice en de prijzen

Probeer Cleverboek gratis en start je onderneming met een overzichtelijke administratie.