Factuur maken in Excel: stappenplan + gratis sjabloon

Een factuur maken in Excel is een populaire tussenoplossing: je hoeft geen account aan te maken, maar de btw en het totaal worden wel automatisch berekend, in tegenstelling tot een factuur in Word. Dit artikel geeft je een gratis, kant-en-klaar Excel-sjabloon met werkende formules, plus een stappenplan.

Voor wie is een Excel-factuur een goede oplossing?

Excel zit in de meeste gevallen al standaard op je computer, of je hebt gratis toegang via Excel Online of Google Sheets. Dat maakt het een aantrekkelijke tussenweg tussen een statisch Word-sjabloon en een volwaardig online factuurprogramma: je krijgt automatische berekeningen zonder dat je je hoeft aan te melden bij een nieuwe dienst.

Deze aanpak werkt vooral goed voor zzp'ers en kleine ondernemers die:

• Maandelijks een beperkt, overzichtelijk aantal facturen versturen.
• Al bekend zijn met de basis van Excel (cellen invullen, een formule herkennen).
• Geen behoefte hebben aan automatische koppeling met hun boekhouding of aan een overzicht van openstaande facturen.

Herken je jezelf hier niet in en factureer je regelmatig aan veel verschillende klanten, lees dan vooral het gedeelte verderop over wanneer een online factuurprogramma praktischer is.

Gratis Excel-factuursjabloon downloaden

👉 Download het gratis Excel-factuursjabloon (.xlsx)

Het sjabloon bevat twee tabbladen: een ingevuld voorbeeld, zodat je meteen ziet hoe het werkt, en een leeg sjabloon met dezelfde formules, klaar om je eigen gegevens in te vullen. Alle verplichte factuurvelden staan er al op de juiste plek.

Waarom Excel handiger is dan Word voor een factuur

Bij een factuur in Word reken je de btw en het totaal zelf uit en typ je het resultaat over. Bij een fout in dat rekenwerk zie je dat niet vanzelf terug. In Excel gebeurt dit met formules: vul je het aantal en de stuksprijs in, dan berekent de cel ernaast automatisch het totaal. Wijzig je een prijs achteraf, dan werkt de rest van de factuur vanzelf mee. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook een verkeerd totaalbedrag op een verstuurde factuur.

Het gratis sjabloon van Cleverboek gaat een stap verder dan een simpele optelsom: de btw wordt per regel berekend met het juiste tarief (21% of 9%) en vervolgens automatisch gesplitst in de totalenbalk, met een formule die btw-bedragen per tarief bij elkaar optelt. Zo zie je in één oogopslag hoeveel btw je in totaal per tarief hebt gefactureerd, wat ook handig is bij je btw-aangifte.

Wat het Excel-sjabloon precies berekent

Het sjabloon bestaat uit een tabel met factuurregels en een totalenblok. Concreet gebeurt het volgende automatisch:

• Totaal per regel = aantal × stuksprijs, direct zichtbaar zodra je beide velden hebt ingevuld.
• Subtotaal exclusief btw = de som van alle regeltotalen.
• Btw 21% = de som van de regeltotalen met tarief 21%, vermenigvuldigd met 21%.
• Btw 9% = de som van de regeltotalen met tarief 9%, vermenigvuldigd met 9%.
• Totaal te betalen = subtotaal + totaal btw.

Omdat elke stap een eigen formule heeft in plaats van één grote berekening, kun je bij een onverwachte uitkomst precies zien in welke stap het misgaat, en die cel corrigeren zonder de rest opnieuw te hoeven uitrekenen.

Factuur maken in Excel: stap voor stap

1. Download het sjabloon en open het tabblad "Lege factuur" (het tabblad "Voorbeeld ingevuld" laat zien hoe een afgeronde factuur eruitziet).
2. Vul je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN, in de blauwe velden linksboven.
3. Vul de klantgegevens in onder "Factuuradres".
4. Geef de factuur een nummer en datum. Excel berekent de vervaldatum automatisch op 14 dagen na de factuurdatum.
5. Vul per factuurregel het aantal, de omschrijving, de stuksprijs en het btw-tarief in. De kolom Totaal vult zichzelf.
6. Controleer het totaalblok onderaan. Subtotaal, btw per tarief en het eindbedrag worden automatisch berekend; je hoeft hier niets in te typen.
7. Sla het bestand op als PDF (via 'Opslaan als' → bestandstype PDF) voordat je het naar je klant verstuurt.

Werkt het sjabloon ook in Google Sheets of Numbers?

Het sjabloon is gebouwd in Excel-formaat (.xlsx), maar opent ook prima in Google Sheets (via Bestand → Uploaden) en Apple Numbers. De formules (SOM en SUMPRODUCT) zijn standaardfuncties die in alle drie de programma's werken. Let bij Google Sheets wel op dat de opmaak (kleuren, celbreedte) er iets anders uit kan zien dan in Excel zelf; de berekeningen blijven identiek.

Btw-tarieven correct invullen in het sjabloon

Vul in de kolom "Btw %" het percentage in als decimaal, dus 21% als 0,21 en 9% als 0,09 (in de meeste Excel-installaties toon je dit gewoon als "21%" dankzij de celopmaak, maar reken je nog steeds met de decimale waarde). Werk je met een klant die onder het verlaagde tarief valt, bijvoorbeeld voor bepaalde voedingsmiddelen of arbeidsintensieve diensten, gebruik dan 9% in plaats van 21% op die specifieke regel. Factureer je vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld onder de kleineondernemersregeling (KOR), laat het btw-veld dan op 0% staan en vermeld onderaan de factuur de tekst "Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB 1968".

Veelgemaakte fouten bij een factuur in Excel

• Tekst in een getalveld, zoals een euroteken of spatie meegetypt in de kolom Stuksprijs, waardoor de formule een foutmelding geeft in plaats van een bedrag.
• Een cel per ongeluk overschrijven met een vaste waarde in plaats van de formule, waardoor die regel niet meer meerekent bij een latere wijziging. Dit valt vaak pas op wanneer het totaal ineens niet meer klopt met de som van de regels.
• Rijen toevoegen op de verkeerde plek, waardoor een nieuwe factuurregel buiten het bereik van de subtotaal-formule valt en niet meetelt. Voeg nieuwe rijen daarom altijd tussen de bestaande factuurregels in, nooit onder de totalenbalk.
• Het factuurnummer handmatig bijhouden in een los overzicht: Excel onthoudt zelf niet welk nummer je de vorige keer hebt gebruikt, dus een vergissing valt niet automatisch op.
• Het verkeerde tabblad gebruiken: het sjabloon bevat een ingevuld voorbeeld én een leeg sjabloon. Werk je per ongeluk verder in het voorbeeldtabblad, dan sta je met verouderde testgegevens in plaats van een schone factuur.
• Bestandsversies door elkaar halen, doordat je hetzelfde Excel-bestand blijft hergebruiken voor elke nieuwe factuur en per ongeluk een oude factuur overschrijft in plaats van een kopie te maken.

Checklist voordat je je Excel-factuur verstuurt

1. Staat er in elke gebruikte rij een aantal, een stuksprijs én een btw-percentage ingevuld?
2. Klopt het subtotaal met de som van de regeltotalen die je verwacht?
3. Is het juiste btw-tarief per regel toegepast (21%, 9% of vrijgesteld)?
4. Werk je in het lege sjabloon-tabblad, niet in het voorbeeldtabblad?
5. Heb je het bestand als PDF opgeslagen voordat je het verstuurt?

Wanneer een Excel-sjabloon niet meer volstaat

Excel lost het rekenwerk op, maar niet het overzicht. Zodra je structureel meerdere klanten per maand factureert, loop je tegen dezelfde grenzen aan als bij Word:

• Je moet zelf onthouden welk factuurnummer je als laatst hebt gebruikt.
• Er is geen overzicht van welke facturen al betaald zijn en welke nog openstaan.
• Klantgegevens vul je bij elke nieuwe factuur opnieuw in, of je kopieert een oud bestand en past het risico op fouten toe.
• Je factuurhistorie staat verspreid over losse bestanden, niet centraal en doorzoekbaar.

Alternatief: automatisch factureren met Cleverboek

Wil je hetzelfde gemak van automatische btw-berekening, maar dan zonder zelf een spreadsheet te beheren? Met Cleverboek maak je gratis en online een factuur: klantgegevens worden onthouden, het factuurnummer loopt automatisch door, en je ziet in één overzicht welke facturen al betaald zijn. Net als het Excel-sjabloon is dit onbeperkt gratis.

Werk je liever helemaal handmatig, zonder formules? Bekijk dan het gratis Word-factuursjabloon. Of bekijk eerst het complete factuurvoorbeeld met uitleg per onderdeel als je nog wilt controleren of je factuur klopt.

👉 Maak nu gratis een factuur bij Cleverboek, zonder spreadsheet-onderhoud.