Eerste werknemer aannemen als zzp'er: dit moet je regelen

Van zzp'er naar werkgever

Groeit je onderneming zo hard dat je het niet langer alleen aankunt, dan is het aannemen van je eerste werknemer een logische volgende stap. Deze overgang van zzp'er naar werkgever brengt nieuwe verplichtingen met zich mee, op fiscaal, juridisch en administratief vlak. In dit artikel zetten we de belangrijkste stappen op een rij, van de eerste aanmelding tot de werkelijke kosten die bij een nieuwe werknemer horen.

Deze stap voelt voor veel zzp'ers groter dan hij in de praktijk is, mits je de juiste dingen op tijd regelt. Hieronder lopen we de volledige checklist door.

Stap 1: aanmelden als werkgever

Voordat je eerste werknemer begint, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst, via de "Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever". Dit moet uiterlijk op de dag dat je werknemer daadwerkelijk begint te werken. Na aanmelding ontvang je meestal binnen 1 week je loonheffingennummer, waarmee je periodiek loonaangifte kunt doen.

Stap 2: een arbeidsovereenkomst opstellen

Leg de afspraken met je werknemer vast in een schriftelijke arbeidsovereenkomst: functie, salaris, arbeidsduur, proeftijd en eventuele bijzondere afspraken. Check of er een cao van toepassing is op jouw branche; die kan aanvullende eisen stellen aan salaris en arbeidsvoorwaarden waar je niet zomaar van kunt afwijken. Controleer daarnaast altijd het identiteitsbewijs van je nieuwe werknemer en bewaar hiervan een kopie in je personeelsadministratie, samen met de ondertekende arbeidsovereenkomst en eventuele diploma's of certificaten die voor de functie relevant zijn.

Stap 3: loonaangifte en loonheffing

Vanaf het moment dat je personeel in dienst hebt, doe je periodiek aangifte loonheffingen: de loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet die je namens je werknemer inhoudt en afdraagt aan de Belastingdienst. Dit is een aparte aangifte, los van je eigen inkomstenbelasting of, bij een bv, de vennootschapsbelasting

Stap 4: risico's afdekken

Als werkgever draag je nieuwe risico's die je als zzp'er niet had, met name rond ziekte: je bent wettelijk verplicht om bij ziekte van een werknemer minimaal 2 jaar lang minstens 70% van het loon door te betalen. Veel startende werkgevers sluiten hiervoor een verzuimverzekering af, om te voorkomen dat een langdurig zieke werknemer de financiële stabiliteit van je onderneming in gevaar brengt.

Stap 5: pensioen en aanvullende arbeidsvoorwaarden

Controleer of er in jouw branche een verplicht bedrijfstakpensioenfonds geldt, waarbij je je als werkgever automatisch moet aansluiten zodra je personeel in dienst neemt. Dit verschilt sterk per sector, dus check dit vooraf bij de KVK of je brancheorganisatie om verrassingen te voorkomen, want een gemiste verplichte aansluiting kan achteraf tot een flinke naheffing leiden.

Daarnaast krijg je als werkgever te maken met de werkkostenregeling (WKR): een vaste vrije ruimte waarbinnen je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemer kunt geven, zoals een kerstpakket, een bedrijfsuitje of een reiskostenvergoeding. Lees hier meer over in werkkostenregeling (WKR) uitgelegd voor kleine werkgevers

De werkelijke kosten van een werknemer

Het brutosalaris dat je met je werknemer afspreekt, is niet het hele kostenplaatje. Als werkgever betaal je daar bovenop nog:

• Premies werknemersverzekeringen, zoals voor de WW en de WIA.
• Werkgeversbijdrage Zvw, de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekering.
• Vakantiegeld, doorgaans 8% van het brutosalaris.
• Eventuele pensioenpremie, als deelname aan een pensioenregeling verplicht of afgesproken is.
• Verzuimverzekering en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.

Reken daarom niet alleen met het bruto maandloon, maar met de totale loonkosten, vaak zo'n 20 tot 30% hoger dan het brutosalaris zelf, om een realistisch beeld te krijgen van wat een nieuwe werknemer je onderneming daadwerkelijk kost.

Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Loonaangifte en salarisadministratie zijn foutgevoelig en onderhevig aan regelmatig wijzigende regels. Veel startende werkgevers kiezen ervoor om dit onderdeel uit te besteden aan een salarisadministratiekantoor of boekhouder, terwijl ze de rest van hun boekhouding wel zelf blijven doen. Anderen kiezen voor software die de loonaangifte grotendeels automatiseert. Welke route het beste past, hangt af van hoeveel personeel je in dienst hebt en hoeveel tijd je zelf kwijt wilt zijn aan deze administratieve taak naast je gewone werkzaamheden. Voor één of twee werknemers is het vaak nog goed te doen om dit zelf bij te houden met de juiste software; groeit je team verder, dan wegen de tijdsbesparing en het lagere foutrisico van uitbesteden meestal al snel op tegen de kosten daarvan.

Veelgemaakte fouten

• Pas ná de eerste werkdag aanmelden als werkgever, terwijl dit uiterlijk op die dag al geregeld moet zijn.
• Geen rekening houden met de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, en dus geen verzuimverzekering afsluiten.
• Een verplicht bedrijfstakpensioenfonds over het hoofd zien, met een naheffing als gevolg.
• Denken dat de werkkostenregeling optioneel is, terwijl deze automatisch geldt zodra je personeel in dienst hebt.

Conclusie

Je eerste werknemer aannemen is een belangrijke stap in de groei van je onderneming, met een aantal nieuwe verplichtingen die goed geregeld moeten zijn voordat je werknemer begint. Voor de officiële procedure, zie personeel in dienst nemen en aanmelden als werkgever en u neemt personeel in dienst van de Belastingdienst. Neem deze stappen serieus door, zodat je vanaf de eerste werkdag alles administratief en juridisch op orde hebt.

Wil je meer weten over hoe je je onderneming verder voorbereidt op groei, lees dan hoe bereid je je bedrijf financieel voor op groei Overweeg je ook de overstap van eenmanszaak naar bv nu je personeel aanneemt, bekijk dan winstbelasting: hoe werkt de vennootschapsbelasting voor de bv? Twijfel je of je de loonadministratie zelf kunt bijhouden, lees dan boekhoudprogramma of boekhouder: wat heb je nodig? en zelf boekhouden of uitbesteden?

Met een boekhoudprogramma voor boekhouders of een boekhoudprogramma voor een bv zoals Cleverboek houd je je administratie overzichtelijk, ook nu je van zzp'er naar werkgever groeit. Bekijk ook de prijzen van Cleverboek.

Probeer Cleverboek gratis en houd je administratie overzichtelijk terwijl je onderneming groeit.