Gratis factuurvoorbeeld: zo ziet een correcte factuur eruit
Bekijk een compleet factuurvoorbeeld met uitleg per onderdeel, plus voorbeelden voor zzp'ers, uurtarief en factureren zonder btw (KOR).
De snelste manier om te controleren of jouw factuur klopt, is 'm naast een goed voorbeeld te leggen. Hieronder lopen we een compleet factuurvoorbeeld door, onderdeel voor onderdeel, plus een aantal varianten voor specifieke situaties.
Waarom een voorbeeld sneller werkt dan een lijst met regels
Een lijst met wettelijke eisen vertelt je wát er verplicht is, maar niet hóe het er in de praktijk uitziet: staat het factuurnummer boven of onder de titel? Komt de klantnaam voor of na je eigen gegevens? Een concreet voorbeeld beantwoordt die vragen in één oogopslag, en is daarom vaak sneller te gebruiken dan een checklist wanneer je voor het eerst (of na lange tijd weer) een factuur opstelt. Gebruik dit voorbeeld dan ook actief: leg 'm naast je eigen concept-factuur en loop onderdeel voor onderdeel na of alles overeenkomt.
Compleet factuurvoorbeeld met uitleg
Een correcte factuur bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Jouw bedrijfsgegevens (linksboven of rechtsboven) Volledige bedrijfsnaam, straatnaam en huisnummer, postcode en plaats, KVK-nummer en btw-nummer. Optioneel: IBAN, e-mailadres en telefoonnummer.
2. "Factuur" als titel, met factuurnummer en datum Een uniek, doorlopend factuurnummer (bijvoorbeeld 2026-041), de factuurdatum en meestal ook een vervaldatum (doorgaans 14 of 30 dagen na de factuurdatum).
3. Klantgegevens Naam of bedrijfsnaam van de klant, met straatnaam, postcode en plaats.
4. Factuurregels in een tabel Per regel: een omschrijving van de dienst of het product, het aantal, de stuksprijs, het btw-tarief en het totaal van die regel (aantal × stuksprijs).
Voorbeeld van een factuurregel:
| Aantal | Omschrijving | Stuksprijs | Btw% | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| 12 | Ontwerp huisstijl (logo + kleuren) | € 65,00 | 21% | € 780,00 |
| 1 | Verzendkosten | € 6,95 | 21% | € 6,95 |
5. Totalenblok Subtotaal exclusief btw, het btw-bedrag (eventueel gesplitst per tarief als je zowel 21% als 9% gebruikt), en het totaalbedrag inclusief btw dat de klant moet betalen.
Voorbeeld:
| Subtotaal excl. btw | € 786,95 |
| Btw 21% | € 165,26 |
| Totaal te betalen | € 952,21 |
6. Betaalinstructies De betalingstermijn, je IBAN-rekeningnummer en het verzoek om het factuurnummer te vermelden bij de overboeking.
Deze zes onderdelen samen vormen een complete, rechtsgeldige factuur. De volgorde en exacte plaatsing op de pagina mag je zelf bepalen; de wet stelt alleen eisen aan wélke informatie erop staat, niet aan de lay-out. In de praktijk staat de titel "Factuur" met het nummer en de datum meestal rechtsboven, en de klantgegevens links, zoals ook in het voorbeeld hierboven.
Wat een goed factuurvoorbeeld je leert over volgorde en leesbaarheid
Naast de verplichte inhoud is er ook een praktisch aspect: hoe makkelijk kan je klant de factuur in één oogopslag begrijpen? Een goed voorbeeld laat een aantal leesbaarheidsprincipes zien die de moeite waard zijn om over te nemen:
- Het totaalbedrag springt eruit. Meestal onderaan, vetgedrukt of in een gekleurd vlak, zodat een klant niet hoeft te zoeken naar wat er precies betaald moet worden.
- Factuurnummer en datum staan dicht bij elkaar, meestal direct onder of naast de titel "Factuur", zodat ze meteen te vinden zijn bij een telefoontje over de factuur.
- De factuurregels staan in een tabel, niet als lopende tekst, omdat een tabel de aantallen, prijzen en het btw-tarief per regel overzichtelijk naast elkaar zet.
- Betaalgegevens staan onderaan, niet verstopt in de lopende tekst, zodat een klant die alleen het bedrag en rekeningnummer nodig heeft, niet de hele factuur hoeft te lezen.
Voorbeeld: factuur voor een zzp'er met uurtarief
Werk je op uurbasis in plaats van met stukprijzen, dan vervang je simpelweg "Aantal" door het aantal gewerkte uren en "Stuksprijs" door je uurtarief:
| Datum | Omschrijving | Uren | Uurtarief | Btw% | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-03-2026 | Werkzaamheden ontwikkeling | 8 | € 55,00 | 21% | € 440,00 |
| 04-03-2026 | Werkzaamheden ontwikkeling | 6,5 | € 55,00 | 21% | € 357,50 |
De rest van de factuur (bedrijfsgegevens, klantgegevens, totalenblok) blijft ongewijzigd. Lees ook facturen maken als zzp'er: wat moet er op staan voor de volledige eisen.
Voorbeeld: factuur zonder btw (kleineondernemersregeling)
Val je onder de KOR, dan vervalt de btw-kolom en vermeld je in plaats daarvan een vrijstellingstekst:
| Aantal | Omschrijving | Stuksprijs | Totaal |
|---|---|---|---|
| 1 | Coachingstraject, 3 sessies | € 450,00 | € 450,00 |
Onderaan de factuur: "Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB 1968." Het totaalbedrag is in dit geval gelijk aan het subtotaal, omdat er geen btw wordt berekend.
Voorbeeld: factuur met korting
Geef je korting op een factuurregel of op het totaal, verwerk dit dan zichtbaar in plaats van alleen een lager eindbedrag neer te zetten, zodat je klant ziet waar het verschil vandaan komt:
| Aantal | Omschrijving | Stuksprijs | Btw% | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Websiteontwikkeling | € 1.200,00 | 21% | € 1.200,00 |
| 1 | Korting nieuwe klant (10%) | -€ 120,00 | 21% | -€ 120,00 |
De btw bereken je vervolgens over het bedrag ná korting (€ 1.080,00), niet over het oorspronkelijke bedrag. Zo blijft voor je klant precies te herleiden waarom het eindbedrag lager uitvalt dan de oorspronkelijke prijsafspraak.
Voorbeeld: factuur aan een buitenlandse klant (btw verlegd)
Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gebruik je vaak de "btw verlegd"-regeling: jij brengt geen btw in rekening, en je klant geeft de btw zelf aan in zijn eigen land. Op de factuur vermeld je dan:
- Het btw-identificatienummer van je klant (naast je eigen btw-nummer).
- De tekst "Btw verlegd naar [land] op grond van artikel 196 Btw-richtlijn" in plaats van een btw-bedrag.
- Het totaalbedrag zonder btw, aangezien de klant deze zelf afdraagt.
Lever je aan een particulier of een klant buiten de EU, dan gelden weer andere regels; raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of je boekhouder, want een verkeerd toegepaste regeling kan gevolgen hebben voor je eigen btw-aangifte.
Veelgemaakte fouten die je in een voorbeeld meteen ziet
- Een ontbrekend factuurnummer of een nummer dat niet doorlopend is.
- Het btw-tarief en -bedrag niet apart vermeld, alleen het eindbedrag.
- Klantgegevens die onvolledig zijn, bijvoorbeeld alleen een naam zonder adres.
- Een betalingstermijn die ontbreekt, waardoor onduidelijk is wanneer betaald moet worden.
- Rekenfouten in het totaal, vooral bij meerdere factuurregels met verschillende btw-tarieven.
Zelf snel een factuur maken op basis van dit voorbeeld
Wil je niet elke keer opnieuw dit voorbeeld naast je eigen factuur leggen? Download een gratis sjabloon met deze indeling al ingebouwd:
- 👉 Gratis Word-factuursjabloon downloaden
- 👉 Gratis Excel-factuursjabloon downloaden (met automatische btw-berekening)
Of maak direct gratis een factuur online bij Cleverboek: je vult je gegevens één keer in, en elke volgende factuur volgt automatisch dit voorbeeld, met een doorlopend factuurnummer en automatische btw-berekening.
Veelgestelde vragen
Een factuurvoorbeeld laat zien hoe een ingevulde, afgeronde factuur eruitziet, met uitleg per onderdeel. Een factuursjabloon is het lege bestand dat je zelf invult. Op deze pagina vind je beide: het voorbeeld hieronder en downloadbare Word- en Excel-sjablonen.
Nee. De wet stelt geen eisen aan de opmaak of vormgeving van een factuur, alleen aan de inhoud. Je kunt de factuur dus vrij vormgeven in je eigen huisstijl, zolang alle verplichte gegevens er duidelijk op staan.
Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) of lever je een btw-vrijgestelde dienst, dan vervalt de btw-regel en vermeld je in plaats daarvan de tekst 'Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB 1968' (of de van toepassing zijnde vrijstellingsgrond). De overige verplichte gegevens blijven hetzelfde.
Vervang de kolom 'Aantal' door het aantal gewerkte uren en de kolom 'Stuksprijs' door je uurtarief. De rest van de factuur (btw-berekening, totaal) werkt op dezelfde manier.
Gebruik dit voorbeeld als naslag voor wat er op je factuur moet staan. Om zelf snel een factuur te maken, download je het gratis Word- of Excel-sjabloon, of maak je direct een factuur met Cleverboek.