Facturen maken als ZZP'er: Wat moet er op staan? (2026)

Categorie: Administratie

Als ZZP'er ben je verplicht om facturen te sturen voor je diensten of producten. Maar wat moet er precies op een factuur staan? En hoe zorg je ervoor dat je facturen voldoen aan de wettelijke eisen? In dit artikel zetten we alles op een rij.

Waarom is een correcte factuur belangrijk?

Een correcte factuur is niet alleen een wettelijke verplichting, het is ook de basis voor een gezonde administratie. Klanten kunnen jouw factuur pas verwerken in hun boekhouding als deze aan alle eisen voldoet. Bovendien heb je de factuur nodig voor je eigen BTW-aangifte.

Verplichte gegevens op een factuur

Volgens de Nederlandse wet moet een factuur de volgende gegevens bevatten:

• Jouw naam en adres (of bedrijfsnaam en vestigingsadres)
• KVK-nummer (Kamer van Koophandel)
• BTW-nummer (als je BTW-plichtig bent)
• Naam en adres van de klant
• Factuurnummer (uniek en oplopend)
• Factuurdatum
• Omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Hoeveelheid en eenheidsprijs
• BTW-tarief en BTW-bedrag
• Totaalbedrag (inclusief en exclusief BTW)
• Betalingstermijn

Optionele maar handige gegevens

Naast de verplichte gegevens kun je ook de volgende informatie toevoegen om je factuur professioneler te maken:

• Je IBAN-rekeningnummer
• Je telefoonnummer of e-mailadres
• Een referentienummer van de klant (bijv. een inkoopordernummer)
• Je logo of huisstijl

Facturen en de Kleineondernemersregeling (KOR)

Maak je gebruik van de KOR? Dan ben je vrijgesteld van BTW en hoef je geen BTW op je facturen te vermelden. Vermeld in dat geval de tekst: “Vrijgesteld van BTW op grond van artikel 25 Wet OB 1968”.

De KOR is een keuzeregeling: je meldt je hiervoor aan bij de Belastingdienst en blijft er in principe minimaal drie jaar aan verbonden. Zolang je omzet onder de grens van € 20.000 per kalenderjaar blijft, hoef je geen btw te berekenen, geen btw-aangifte te doen én geen btw te betalen over je omzet. De keerzijde is dat je ook geen btw kunt terugvragen over je eigen zakelijke kosten. Voor zzp'ers met weinig zakelijke uitgaven en voornamelijk particuliere klanten is dat vaak voordelig; voor zzp'ers met veel investeringen of voornamelijk zakelijke klanten (die de btw toch weer terugvragen) is gewoon btw-plichtig blijven vaak praktischer. Twijfel je, bereken dan beide scenario's of vraag advies aan een boekhouder voordat je je aanmeldt.

Hoe vaak moet je als zzp'er factureren?

Er is geen wettelijke minimum- of maximumfrequentie voor het versturen van facturen; dat bepaal je zelf, in overleg met je klant. In de praktijk zijn er twee gangbare werkwijzen:

• Per opdracht of levering factureren, gebruikelijk bij losse klussen, verkoop van producten of kortlopende opdrachten. Je stuurt de factuur zodra het werk is afgerond of het product is geleverd.
• Periodiek factureren, bijvoorbeeld maandelijks, gebruikelijk bij doorlopende opdrachten zoals een vast aantal uren per maand voor dezelfde opdrachtgever. Spreek vooraf met je klant af op welke dag van de maand de factuur volgt, zodat dit voorspelbaar is voor jullie beiden.

Wat je ook kiest: factureer zo snel mogelijk na het afronden van het werk. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je het vergeet, dat de betalingstermijn van je klant ook langer wordt opgerekt, of dat details over de geleverde dienst vervagen tegen de tijd dat je de omschrijving opstelt.

Betalingstermijnen en herinneringen

Een gangbare betalingstermijn voor zzp'ers is 14 of 30 dagen na factuurdatum; vermeld dit altijd expliciet op de factuur, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat. Verstrijkt de termijn zonder betaling, dan zijn dit de gebruikelijke vervolgstappen:

1. Een vriendelijke herinnering kort na het verstrijken van de termijn, met het verzoek om binnen bijvoorbeeld 7 dagen alsnog te betalen.
2. Een tweede, dringender herinnering (aanmaning) als er na de eerste herinnering nog steeds niet betaald is, waarin je ook wijst op eventuele wettelijke rente en incassokosten.
3. Een incassobureau of de rechter inschakelen als betaling structureel uitblijft, als laatste stap wanneer herinneringen niet werken.

Als zzp'er ben je wettelijk gerechtigd om bij te late betaling de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, plus een vaste vergoeding voor incassokosten. Vermeld dit voor de duidelijkheid al op je oorspronkelijke factuur, zodat je klant weet waar hij aan toe is als de betaling uitblijft.

Facturen en je btw-aangifte

Elke factuur die je verstuurt (en ontvangt) is de basis voor je periodieke btw-aangifte. De btw die je in rekening brengt aan klanten (de btw die je ontvangt) verreken je met de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten (de btw die je betaalt, ofwel voorbelasting). Het verschil draag je af aan, of vraag je terug van, de Belastingdienst. Een paar praktische gevolgen hiervan:

• Elke factuur moet in de juiste btw-periode terechtkomen. Verstuur je een factuur op 30 juni maar boek je deze pas in juli, dan hoort de btw toch bij het tweede kwartaal (bij factuurdatum), niet bij het derde.
• Een verkeerd btw-tarief kost je geld of levert een naheffing op. Reken daarom bij twijfel het juiste tarief (21%, 9% of vrijgesteld) na voordat je verstuurt.
• Al je facturen bij elkaar moeten aansluiten op het bedrag dat je aangeeft. Een online factuurprogramma dat facturen automatisch aan je boekhouding koppelt, voorkomt dat je dit aan het eind van elk kwartaal handmatig moet optellen.

Digitale factuur of factuur op papier?

Een digitale factuur (meestal als PDF verstuurd per e-mail) is voor de wet net zo geldig als een papieren factuur, mits dezelfde verplichte gegevens erop staan. In de praktijk werkt digitaal factureren voor vrijwel alle zzp'ers prettiger: het is sneller te versturen, makkelijker te archiveren en te doorzoeken, en je bespaart op printkosten en porto. Bewaar digitale facturen wel op een manier die bestand is tegen een defecte harde schijf, bijvoorbeeld via een cloudback-up of een online factuurprogramma dat je facturen automatisch bewaart.

Hoe maak je eenvoudig facturen als ZZP'er?

Met Cleverboek maak je in enkele seconden professionele facturen die automatisch voldoen aan alle wettelijke eisen. Je hoeft niet te onthouden wat er op moet staan. Cleverboek vult alles automatisch in. Bovendien worden je facturen direct verwerkt in je boekhouding, zodat je BTW-aangifte altijd klopt.

Liever eerst gratis en zonder account aan de slag? Bekijk een compleet factuurvoorbeeld met uitleg per onderdeel of download direct een gratis Word- of Excel-factuursjabloon.

Tips voor een professionele factuur

• Gebruik altijd een uniek en oplopend factuurnummer
• Stuur facturen zo snel mogelijk na levering
• Vermeld een duidelijke betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen)
• Bewaar alle facturen minimaal 7 jaar voor de Belastingdienst

Veelgemaakte fouten door startende zzp'ers

• Factureren zonder KVK- of btw-nummer, bijvoorbeeld omdat de inschrijving bij de Kamer van Koophandel nog niet rond is. Wacht met factureren tot je KVK-nummer definitief is, of neem in ieder geval contact op met je klant over de vertraging.
• Het btw-nummer van vóór 2020 gebruiken. Sinds 2020 heeft elke eenmanszaak een apart btw-identificatienummer (met een ander format dan het oude btw-nummer) specifiek voor op facturen, om je burgerservicenummer niet onnodig te verspreiden. Controleer of je het juiste, actuele nummer gebruikt.
• Geen kopie van verstuurde facturen bewaren, waardoor je bij een geschil met een klant niet kunt aantonen wat er precies is afgesproken en gefactureerd.
• Inconsistente nummering tussen meerdere opdrachtgevers, bijvoorbeeld apart nummeren per klant in plaats van één doorlopende reeks. De Belastingdienst vereist een sluitende, doorlopende nummering over al je facturen heen, niet per klant.

Checklist: is jouw zzp-factuur compleet?

Loop voor het versturen deze punten na:

1. Staan je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en (indien van toepassing) btw-nummer correct vermeld?
2. Is het factuurnummer uniek en volgt het logisch op je vorige factuur?
3. Staan de klantgegevens (naam en adres) volledig en correct vermeld?
4. Is de omschrijving van de dienst of het product duidelijk, zodat een buitenstaander kan begrijpen waarvoor gefactureerd wordt?
5. Kloppen het aantal, de prijs per eenheid, het btw-tarief en het totaalbedrag met elkaar?
6. Staat de betalingstermijn expliciet vermeld?

Conclusie

Een correcte factuur is de basis van een goede boekhouding. Met Cleverboek maak je eenvoudig facturen die aan alle wettelijke eisen voldoen, snel, professioneel en zonder gedoe.

👉 Maak nu gratis een factuur bij Cleverboek en stuur vandaag nog je eerste factuur.