Werkkostenregeling (WKR) uitgelegd voor kleine werkgevers

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is de regeling waarmee je als werkgever onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan je personeel kunt geven, zoals een kerstpakket, een sportabonnement of een bedrijfsuitje, zonder dat dit als loon wordt belast bij je werknemer. Neem je voor het eerst personeel in dienst, dan krijg je automatisch met de WKR te maken, ook als je maar één werknemer hebt.

De regeling is bedoeld om het voor werkgevers eenvoudiger te maken om personeel te belonen zonder voor elke vergoeding apart te hoeven uitzoeken of en hoeveel loonbelasting daarover verschuldigd is. In plaats daarvan werk je met één totaalbudget: de vrije ruimte.

De vrije ruimte in 2026

De vrije ruimte is het bedrag dat je als werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. In 2026 bedraagt deze:

• 2,00% van je fiscale loonsom tot €400.000.
• 1,18% van het deel van je loonsom boven €400.000.

Voor de meeste kleine werkgevers, met een loonsom ruim onder de €400.000, geldt dus simpelweg 2% van de totale loonsom als vrije ruimte. Naarmate je loonsom groeit, groeit ook je vrije ruimte automatisch mee, zonder dat je hier apart iets voor hoeft aan te vragen.

Rekenvoorbeeld

Heb je een fiscale loonsom van €80.000, dan bedraagt je vrije ruimte 2% × €80.000 = €1.600 per jaar. Binnen dit bedrag kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geven, zoals kerstpakketten, personeelsuitjes of een bonus in natura, zonder dat dit als belast loon telt.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Geef je in een jaar meer uit aan vergoedingen en verstrekkingen dan je vrije ruimte toelaat, dan betaal je over het meerdere een eindheffing van 80%. Deze eindheffing komt voor rekening van jou als werkgever, niet van je werknemer, en wordt afgedragen via je reguliere aangifte loonheffingen, meestal bij de laatste aangifte van het kalenderjaar. Een onbenut deel van de vrije ruimte kan bovendien niet worden meegenomen naar het volgende jaar: gebruik je 'm niet, dan is die ruimte voor dat jaar simpelweg verloren.

Gerichte vrijstellingen: los van de vrije ruimte

Niet alles wat je onbelast aan personeel vergoedt, gaat ten koste van je vrije ruimte. Voor een aantal specifieke kostensoorten gelden gerichte vrijstellingen, die apart van de vrije ruimte onbelast blijven, zoals:

• Reiskostenvergoeding, binnen de daarvoor geldende normbedragen.
• Opleidings- en studiekosten die relevant zijn voor de functie.
• Verhuiskosten bij een zakelijke verhuizing.

Deze gerichte vrijstellingen tellen dus niet mee bij het bepalen of je de vrije ruimte overschrijdt, wat de WKR in de praktijk soepeler maakt dan het op het eerste gezicht lijkt.

Hoe pas je de WKR toe in de praktijk?

Om gebruik te maken van de vrije ruimte of gerichte vrijstellingen, moet je de vergoeding of verstrekking vooraf aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Doe je dit niet, dan telt de vergoeding gewoon mee als normaal belast loon van je werknemer. Houd daarnaast rekening met het gebruikelijkheidscriterium: de vergoedingen die je aanwijst, moeten qua soort en omvang gebruikelijk zijn voor de sector en functie, anders kan de Belastingdienst dit als onterecht aangemerkt eindheffingsloon beschouwen.

Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek

Naast de vrije ruimte en gerichte vrijstellingen kent de WKR nog een derde categorie: nihilwaarderingen. Dit zijn voorzieningen die je op de werkplek zelf ter beschikking stelt, zoals een bureau, een kop koffie of bedrijfskleding die je werknemer op kantoor gebruikt. Deze voorzieningen worden gewaardeerd op €0, wat betekent dat ze helemaal niet meetellen voor de vrije ruimte, zolang ze daadwerkelijk op de werkplek worden gebruikt en niet mee naar huis gaan. Werk je bijvoorbeeld met een thuiswerkplek, dan gelden hiervoor weer net iets andere regels dan voor voorzieningen op kantoor.

Het onderscheid tussen vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen is in de praktijk waar de meeste verwarring ontstaat bij kleine werkgevers. Een handige vuistregel: kijk eerst of een gerichte vrijstelling of nihilwaardering van toepassing is, en gebruik de vrije ruimte pas voor de rest, zodat je 'm optimaal benut voor de vergoedingen die nergens anders onder vallen, zoals reiskostenvergoeding buiten de gerichte staffel.

Veelgemaakte fouten

• Vergoedingen niet vooraf aanwijzen als eindheffingsloon, waardoor ze alsnog belast worden bij de werknemer.
• Gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte door elkaar halen bij het berekenen van wat nog beschikbaar is.
• De vrije ruimte pas aan het einde van het jaar controleren, waardoor een overschrijding als verrassing komt.
• Vergoedingen aanwijzen die niet gebruikelijk zijn voor de functie of sector, met discussie bij een controle tot gevolg.

Conclusie

De werkkostenregeling geeft kleine werkgevers ruimte om personeel onbelast te belonen, zolang je binnen de vrije ruimte blijft of gebruikmaakt van gerichte vrijstellingen. Houd je uitgaven gedurende het jaar in de gaten om een onverwachte eindheffing van 80% te voorkomen. Voor de officiële regels, zie wat is de werkkostenregeling (WKR)? en vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van de Belastingdienst.

Ga je voor het eerst personeel aannemen, lees dan ook eerste werknemer aannemen als zzp'er Overweeg je vanwege de groei van je personeelsbestand ook de overstap naar een bv, bekijk dan winstbelasting: hoe werkt de vennootschapsbelasting voor de bv? en KVK-registratie: zo schrijf je je eenmanszaak in als je nog moet bepalen onder welke rechtsvorm je gaat groeien. Twijfel je of je de loonadministratie inclusief WKR zelf kunt bijhouden, lees dan boekhoudprogramma of boekhouder: wat heb je nodig? en zelf boekhouden of uitbesteden?

Wil je weten hoeveel de totale kosten van een werknemer eigenlijk zijn, inclusief werkgeverslasten, lees dan nog eens de uitleg in eerste werknemer aannemen als zzp'er En val je nog onder de kleineondernemersregeling, dan is die keuze overigens volledig onafhankelijk van of je personeel in dienst hebt.

Met een boekhoudprogramma voor boekhouders zoals Cleverboek houd je je vrije ruimte en gerichte vrijstellingen overzichtelijk bij, zodat je nooit voor een onverwachte eindheffing komt te staan. Bekijk ook de prijzen

Probeer Cleverboek gratis en houd je personeelskosten overzichtelijk bij.