MT940-bestand: bankafschriften automatisch inlezen in je boekhouding

Wat is een MT940-bestand?

Een MT940-bestand is een gestandaardiseerd tekstbestand voor bankafschriften, gebaseerd op de SWIFT-berichtstandaard "Message Type 940" (ook wel het Customer Statement Message genoemd). Het bevat een overzicht van al je banktransacties over een gekozen periode, in een vast, machine-leesbaar formaat. Boekhoudsoftware kan dit bestand automatisch verwerken, zodat je niet handmatig elke transactie hoeft over te typen.

Wat staat er in een MT940-bestand?

Per transactie legt een MT940-bestand onder meer vast:

• Het bedrag van de transactie.
• De datum waarop deze heeft plaatsgevonden.
• Het rekeningnummer van de tegenpartij.
• Een omschrijving, zoals een factuurnummer of betalingskenmerk.
• Het begin- en eindsaldo van je rekening over de gekozen periode.

Omdat het bestand is opgebouwd uit vaste codes en tags, is het niet bedoeld om in een gewoon tekstprogramma te lezen; boekhoudsoftware interpreteert de structuur en zet de gegevens automatisch om in herkenbare, boekbare mutaties. Zo hoef je als ondernemer niet zelf te weten hoe de onderliggende codering precies werkt, je importeert simpelweg het bestand en de rest gebeurt vanzelf.

MT940 downloaden bij je bank

De meeste Nederlandse banken bieden de mogelijkheid om een MT940-bestand te downloaden via internetbankieren of de zakelijke bankieren-app, doorgaans onder een optie als "afschriften downloaden" of "bestandsformaten". Je kiest daar de gewenste periode en het MT940-formaat, waarna je het bestand kunt opslaan en importeren in je boekhoudprogramma. Zie voor een concreet voorbeeld MT940-bestand downloaden bij ING; andere banken bieden een vergelijkbare functie onder een net iets andere naam.

MT940 versus een automatische bankkoppeling

Voor zzp'ers die tijd willen besparen op hun administratie, is het goed om het verschil te kennen tussen MT940 en een automatische bankkoppeling:

• MT940: je downloadt zelf periodiek een bestand bij je bank en importeert dit handmatig in je boekhoudprogramma. Betrouwbaar, maar vereist een terugkerende handmatige stap.
• Automatische bankkoppeling: transacties worden realtime en zonder tussenkomst ingelezen zodra ze op je rekening binnenkomen, vaak gekoppeld aan automatische herkenning en matching met openstaande facturen.

Voor de meeste zzp'ers is een automatische bankkoppeling comfortabeler, maar MT940 blijft een waardevol alternatief, bijvoorbeeld als je liever zelf de regie houdt over het moment van importeren, of als je bank (nog) geen directe koppeling ondersteunt.

Waarom automatisch inlezen zoveel tijd bespaart

Zonder MT940 of een bankkoppeling moet je elke transactie handmatig overtikken vanaf je bankafschrift: het bedrag, de datum, de tegenpartij en een omschrijving. Bij een paar transacties per maand is dat te overzien, maar loopt het aantal op naar tientallen of honderden mutaties, dan wordt handmatig invoeren al snel foutgevoelig en tijdrovend. Een getypt bedrag met een verkeerd cijfer, een vergeten transactie, of een dubbel ingevoerde boeking: allemaal risico's die vrijwel verdwijnen zodra je je bankgegevens automatisch laat inlezen via MT940 of een directe koppeling.

Voor je btw-aangifte is dit extra belangrijk: een compleet en foutloos overzicht van je inkomsten en uitgaven is de basis van een correcte aangifte. Mis je transacties in je administratie, dan loop je het risico dat je te veel of te weinig btw afdraagt, met alle gevolgen van dien bij een controle.

MT940 versus CAMT: de opvolger

Naast MT940 duikt in toenemende mate het CAMT-formaat (ISO 20022) op, een modernere internationale standaard die uiteindelijk bedoeld is om MT940 te vervangen. CAMT bevat doorgaans meer gestructureerde informatie per transactie, wat automatische verwerking nog nauwkeuriger maakt. In Nederland wordt MT940 echter nog breed ondersteund door zowel banken als boekhoudsoftware, dus je hoeft je vooralsnog geen zorgen te maken dat het formaat van vandaag op morgen verdwijnt.

Meerdere bankrekeningen combineren

Heb je meerdere zakelijke rekeningen, bijvoorbeeld een betaalrekening en een spaarrekening, of rekeningen bij verschillende banken, dan kan MT940 helpen om al deze mutaties op één centrale plek samen te brengen. Elk MT940-bestand van elke bank importeer je apart in je boekhoudprogramma, dat de mutaties vervolgens samenvoegt tot één overzichtelijk beeld van je totale financiële positie. Dat is vooral prettig als niet al je banken dezelfde automatische koppelingsopties ondersteunen: MT940 werkt dan als een universele tussenoplossing die bij vrijwel elke Nederlandse bank beschikbaar is.

Let er bij meerdere rekeningen wel op dat je transacties tussen je eigen rekeningen (bijvoorbeeld een overboeking van je betaal- naar je spaarrekening) niet per ongeluk dubbel als inkomsten of uitgaven meetelt. De meeste boekhoudprogramma's herkennen dit soort interne overboekingen automatisch, maar het is goed om dit na een import steekproefsgewijs te controleren, zeker in de eerste maanden nadat je met een nieuwe koppeling of importmethode bent gestart.

Veelgemaakte fouten

• Een MT940-bestand proberen te openen in een gewoon tekst- of spreadsheetprogramma, waar het niet leesbaar wordt weergegeven.
• Dezelfde periode twee keer importeren, waardoor transacties dubbel in de boekhouding terechtkomen.
• Handmatig downloaden en importeren vergeten, waardoor de administratie achterloopt op de werkelijkheid.
• Geen rekening houden met het feit dat een handmatige MT940-import nooit sneller is dan een directe, automatische bankkoppeling.

Conclusie

Een MT940-bestand is een betrouwbare, breed ondersteunde manier om je bankmutaties automatisch in je boekhouding te krijgen, ook als je (nog) geen directe bankkoppeling hebt. Voor de praktische stappen bij jouw bank, zie de instructiepagina's van je bank, zoals MT940-bestand downloaden bij ING Voor de algemene regels rond je administratie, zie ook administratie bijhouden van de Belastingdienst.

Wil je liever helemaal geen handmatige stappen meer, lees dan bankkoppeling in je boekhoudprogramma: zo werkt het en bekijk een boekhoudprogramma met bankkoppeling Meer weten over hoe je je hele administratie inricht, lees dan boekhouding starten als zzp'er: de basis en van Excel naar slim boekhouden

Twijfel je of je administratie ondanks automatisch inlezen nog steeds compleet is, overweeg dan boekhoudprogramma of boekhouder: wat heb je nodig? Met een boekhoudprogramma voor zzp'ers zoals Cleverboek importeer je MT940-bestanden met een paar klikken, of stel je direct een automatische bankkoppeling in. Bekijk ook de bankkoppeling-functie en de prijzen

Probeer Cleverboek gratis en houd je banktransacties automatisch bij.