Boekhoudkantoor beginnen: stappenplan en de tools die je nodig hebt

Een eigen boekhoudkantoor beginnen is voor veel boekhouders een logische stap. Je hebt jaren ervaring opgedaan bij een accountantskantoor, een administratiekantoor of op de financiële afdeling van een bedrijf, en je merkt dat ondernemers om je heen hulp zoeken bij hun administratie. Toch is de stap van loondienst naar je eigen praktijk groter dan hij lijkt. Je bent niet alleen boekhouder, maar ook ondernemer, verkoper, IT-beheerder en compliance officer.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een boekhoudkantoor of administratiekantoor opzet, aan welke regels je moet voldoen en welke tools je vanaf dag één nodig hebt. We gaan daarbij uitgebreid in op software, want daar maak je keuzes die je kantoor jarenlang bepalen.

Transparantie: dit artikel is geschreven door Cleverboek. We noemen ons eigen pakket, maar ook waar je beter iets anders kunt kiezen.

Stap 1: bepaal wat voor kantoor je wilt zijn

Voordat je je inschrijft bij de KVK of software uitzoekt, is het slim om helder te hebben wat je precies gaat aanbieden. "Boekhoudkantoor" is een breed begrip. Het ene kantoor doet alleen de lopende boekhouding en de btw-aangifte, het andere kantoor verzorgt ook de inkomstenbelasting, de loonadministratie en de jaarrekening.

Stel jezelf deze vragen:

• Welke diensten bied je aan? Denk aan lopende boekhouding, btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, loonadministratie en financieel advies.
• Voor wie werk je? Zzp'ers en eenmanszaken vragen iets anders dan bv's met personeel. Een duidelijke doelgroep, zoals zzp'ers in de bouw of kleine webwinkels, maakt je marketing veel makkelijker.
• Hoe werk je samen met je klant? Doe je alles zelf op basis van een doos met bonnetjes, of laat je de klant zelf factureren en aanleveren terwijl jij controleert? Die keuze bepaalt welke software je nodig hebt.
• Doe je samenstelwerk? Stel je jaarrekeningen op die via SBR gedeponeerd worden, dan heb je andere software nodig dan wanneer je je richt op de lopende administratie.

Twijfel je over die laatste vraag? In het artikel beste boekhoudsoftware voor accountants en boekhouders zie je welke pakketten bij welk type werk passen.

Stap 2: regel de formele kant

Inschrijving bij de KVK

Je schrijft je kantoor in bij de Kamer van Koophandel. De meeste startende boekhouders kiezen voor een eenmanszaak, omdat die snel op te zetten is en je gebruik kunt maken van ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Groeit je kantoor en neem je personeel aan, dan kan een bv later interessant worden. Hoe de inschrijving in zijn werk gaat, lees je in KVK-registratie eenmanszaak: zo schrijf je je in.

Na je inschrijving ontvang je van de Belastingdienst je btw-identificatienummer. Let op: diensten van een boekhouder zijn gewoon belast met 21% btw. De kleineondernemersregeling kan in het begin interessant zijn als je omzet laag blijft, maar voor veel kantoren met zakelijke klanten levert die weinig op. Meer daarover lees je in de kleineondernemersregeling uitgelegd.

Opleiding en titels

Boekhouder en administratiekantoor zijn geen beschermde titels. Je mag zonder specifiek diploma een boekhoudkantoor beginnen. De titels registeraccountant (RA) en accountant-administratieconsulent (AA) zijn wel beschermd en die mag je alleen voeren als je bent ingeschreven bij de beroepsorganisatie. Een opleiding als SPD, een fiscale opleiding of een lidmaatschap van een branchevereniging voor administratie- en belastingadviseurs helpt wel bij je geloofwaardigheid, en vaak ook bij je verzekering.

De Wwft en het Bureau Financieel Toezicht

Dit onderdeel wordt door starters nog weleens onderschat. Administratiekantoren en belastingadviseurs vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dat betekent dat je:

1. Je klanten identificeert en verifieert voordat je voor ze aan de slag gaat.
2. De uiteindelijk belanghebbende (UBO) van zakelijke klanten vaststelt.
3. Een risicobeoordeling maakt en vastlegt per klant.
4. Ongebruikelijke transacties meldt bij FIU-Nederland.
5. Je werkwijze vastlegt in een eigen Wwft-beleid.

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op administratiekantoren. Zorg dat je dossiers vanaf je eerste klant op orde zijn, want achteraf repareren kost veel meer tijd.

AVG en beroepsaansprakelijkheid

Je verwerkt veel persoonsgegevens en financiële gegevens van je klanten. Leg in je opdrachtbevestiging vast welke gegevens je verwerkt, waarvoor en hoe lang je ze bewaart. Kies software waarvan de leverancier de gegevens veilig opslaat binnen de EU en die met je een verwerkersovereenkomst sluit.

Sluit daarnaast een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af. Een gemiste aangiftetermijn of een fout in een btw-aangifte kan je klant geld kosten, en daar wil je niet zelf voor opdraaien. Leg in je algemene voorwaarden ook vast wat jouw verantwoordelijkheid is en wat die van de klant.

Machtigingen bij de Belastingdienst

Wil je aangiften namens klanten indienen, dan moet je bij de Belastingdienst geregeld hebben dat je dat als intermediair mag doen. Dat loopt via machtigingen per klant en, afhankelijk van je werkwijze en software, via een eigen intermediairsregistratie. De precieze route wijzigt de laatste jaren regelmatig, dus controleer de actuele werkwijze op de site van de Belastingdienst voordat je je eerste aangifte doet.

Stap 3: kies je tools

Nu het formele deel staat, kom je bij de vraag waar je dagelijks mee werkt. De tools die je kiest bepalen hoeveel tijd je per klant kwijt bent, en daarmee je marge. Hieronder de belangrijkste categorieën.

1. Een boekhoudprogramma voor meerdere klantadministraties

Dit is je belangrijkste keuze. Je hebt software nodig waarin je overzichtelijk tientallen klantadministraties beheert, waarin collega's later makkelijk kunnen meewerken en waarin je klanten zelf kunnen inloggen.

Let bij het kiezen op deze punten:

• Prijsmodel. Rekent het pakket per gebruiker, per module, per administratie of een combinatie? Reken het door bij vijf, vijftig en honderd klanten. Een pakket dat bij tien klanten goedkoop lijkt, kan bij groei flink duurder uitpakken.
• Bankkoppeling. Haalt de software de banktransacties automatisch op? Handmatig MT940-bestanden importeren kost bij veel klanten veel tijd. Lees meer in boekhoudprogramma met bankkoppeling.
• Scan en herken. Kan je klant een bon fotograferen of een inkoopfactuur doorsturen, waarna de gegevens automatisch als boeking klaarstaan?
• Btw-aangifte. Wordt de aangifte opgebouwd uit de administratie en kun je hem vanuit het pakket indienen?
• Samenwerken met de klant. Kan de klant zelf facturen maken en documenten aanleveren in dezelfde administratie waarin jij werkt?

Voor kantoren die zich richten op de lopende administratie van zzp'ers en mkb-bedrijven is Cleverboek gebouwd. Je kantoor betaalt €5 exclusief btw per klantadministratie per maand, met alle functies inbegrepen: facturatie, bankkoppeling, scan en herken, de boekhoudbot, urenregistratie, kilometerregistratie en de btw-aangifte. Er zijn geen licenties per medewerker, geen staffel en geen setupkosten. Begin je met drie klanten, dan betaal je €15 per maand. Op de pagina boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren zie je precies hoe dat werkt, en je kunt je kantoor direct aanmelden via de kantoorregistratie.

Doe je ook samenstelwerk met SBR-deponering, dan is Cleverboek daar niet voor bedoeld. Veel kantoren combineren dan een samenstelpakket voor de complexere dossiers met Cleverboek voor de zzp- en mkb-klanten. Hoe dat werkt, lees je op boekhoudprogramma voor accountantskantoren.

2. Een manier om documenten te verzamelen

Het grootste tijdverlies op een boekhoudkantoor zit niet in het boeken zelf, maar in het najagen van stukken. Bonnen die in een schoenendoos liggen, inkoopfacturen in de mailbox van de klant en bankafschriften die pas na het kwartaal binnenkomen.

Zorg dat je klanten op een vaste, simpele manier aanleveren. Het beste werkt het als dat direct in de administratie gebeurt. In Cleverboek fotografeert je klant een bon met de app of stuurt een factuur door, en scan en herken leest de gegevens uit. Lees ook bonnetjes digitaal verwerken en bewaren als je klanten wilt uitleggen hoe ze dat het beste doen.

3. Urenregistratie en facturatie voor je eigen kantoor

Je eigen kantoor heeft ook een administratie nodig. Je wilt weten hoeveel tijd je per klant kwijt bent, zodat je kunt zien welke klanten winstgevend zijn en welke niet. Werk je met een vaste maandprijs, dan is die urenregistratie juist extra belangrijk: zo zie je of je prijs nog klopt.

Voor je eigen facturen en uren kun je ook Cleverboek gebruiken, met urenregistratie en onbeperkt facturen versturen. Waarom urenregistratie loont, lees je in urenregistratie voor freelancers.

4. Zakelijke e-mail en veilige opslag

Een eigen domeinnaam met zakelijke e-mail is voor een boekhoudkantoor geen luxe. Klanten vertrouwen je met hun financiële gegevens, en een adres bij een gratis maildienst straalt dat vertrouwen niet uit. In zakelijke mail aanmaken lees je hoe je dat inricht.

Gebruik voor documenten die niet in je boekhoudsoftware thuishoren, zoals opdrachtbevestigingen en Wwft-dossiers, een versleutelde cloudopslag met tweestapsverificatie. Stuur geen kopieën van identiteitsbewijzen of loonstroken als bijlage in een gewone mail.

5. Een overzicht van deadlines

Een boekhoudkantoor draait op deadlines: btw-aangiften per kwartaal of per maand, de aangifte inkomstenbelasting, de vennootschapsbelasting en eventueel loonaangiften. Werk met een vaste planning per klant, bijvoorbeeld in een gedeelde agenda of een takenlijst, en spreek met klanten af wanneer zij hun stukken uiterlijk aanleveren.

Stap 4: bepaal je prijzen

Veel starters rekenen een uurtarief, maar een vaste maandprijs per klant werkt voor zowel jou als je klant vaak beter. De klant weet waar hij aan toe is, en jij wordt beloond als je efficiënter werkt. Dat lukt alleen als je je kostprijs per klant kent.

Neem daarin mee:

• Je softwarekosten per klant. Bij Cleverboek is dat €5 excl. btw per administratie per maand, wat het rekenen eenvoudig maakt.
• De gemiddelde tijd per klant per maand, en per aangifte.
• Je vaste kosten zoals verzekering, opleiding, lidmaatschappen en kantoorruimte.
• Een buffer voor de piek rond de aangifte inkomstenbelasting.

Een voorbeeld: bedien je twintig zzp'ers voor een vast bedrag per maand, dan zijn je softwarekosten bij Cleverboek €100 per maand. Komen er tien klanten bij, dan wordt dat €150. Je hoeft geen nieuw pakket of hogere staffel af te nemen.

Stap 5: vind je eerste klanten

De meeste boekhoudkantoren groeien in het begin via het eigen netwerk. Vertel ondernemers in je omgeving wat je doet, vraag tevreden klanten om je aan te bevelen en werk samen met partijen die dezelfde doelgroep bedienen, zoals hypotheekadviseurs, verzekeraars of bedrijfscoaches.

Daarnaast helpt het om online vindbaar te zijn. Een eenvoudige website met je diensten, je prijzen en je specialisatie is genoeg om mee te beginnen. Schrijf daarbij vanuit de vragen van je doelgroep. Een starter wil weten hoe je een boekhouding opzet als zzp'er, een groeiende ondernemer twijfelt of hij zelf moet boekhouden of het moet uitbesteden.

Een sterk argument richting klanten is het samenwerkingsmodel. Veel ondernemers willen zelf factureren en hun cijfers kunnen zien, maar niet zelf de btw-aangifte doen. Als de klant in zijn eigen Cleverboek-administratie werkt en jij meekijkt, controleert en de aangifte verzorgt, krijgt hij precies dat. Lees meer over die werkwijze in boekhoudprogramma met ondersteuning van een boekhouder.

Stap 6: zet je eerste klanten over

Komt een nieuwe klant uit een ander pakket of uit Excel, plan dan de overstap bij voorkeur aan het begin van een kwartaal of boekjaar. Dan hoef je geen halve periodes in twee systemen te reconstrueren. Neem de beginbalans, de openstaande debiteuren en crediteuren en de stamgegevens over, en koppel direct de bankrekening.

In overstappen naar een ander boekhoudprogramma staat een volledig stappenplan dat je ook aan je klanten kunt meegeven.

Checklist: boekhoudkantoor beginnen

1. Bepaal je diensten, je doelgroep en of je samenstelwerk doet.
2. Schrijf je in bij de KVK en regel je btw-nummer.
3. Stel een Wwft-beleid op en richt je klantonderzoek in.
4. Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af en stel algemene voorwaarden op.
5. Regel je machtigingen als intermediair bij de Belastingdienst.
6. Kies een boekhoudprogramma voor meerdere klantadministraties, zoals Cleverboek.
7. Richt zakelijke e-mail, veilige opslag en een deadlineplanning in.
8. Bepaal je kostprijs per klant en stel je tarieven vast.
9. Zoek je eerste klanten in je netwerk en zorg dat je online vindbaar bent.

Begin klein, maar met de juiste basis

Een boekhoudkantoor beginnen hoeft geen groot implementatietraject te zijn. Je kunt starten met één klant en je kantoor stap voor stap uitbouwen. Belangrijk is dat je de formele zaken vanaf het begin op orde hebt en dat je kiest voor software die met je meegroeit, zonder dat je kosten per medewerker of per module oplopen.

Met Cleverboek betaal je als kantoor €5 excl. btw per klantadministratie per maand, met alle functies inbegrepen en maandelijks opzegbaar per administratie. Bekijk alle details op boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren of meld je kantoor direct aan en zet vandaag je eerste klantadministratie op.