Huur van een bedrijfspand: kosten, btw en belastingaftrek voor zzp'ers

Categorie: Bedrijfsruimte

Groeit je onderneming uit je huiskamer of zolderkamer, dan overweeg je op een gegeven moment misschien een eigen bedrijfspand te huren. Dat brengt nieuwe kosten met zich mee, maar ook fiscale voordelen. In dit artikel leggen we uit hoe de aftrekbaarheid van huur werkt, wat er met de btw gebeurt, en hoe dit verschilt van een werkruimte in je eigen woning, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

Huur van een bedrijfspand: volledig aftrekbaar

Huur je een pand dat je volledig zakelijk gebruikt, zoals een kantoor, winkel, werkplaats of praktijkruimte, dan is de huur een gewone zakelijke kost en dus volledig aftrekbaar van je winst. Hetzelfde geldt voor bijkomende kosten zoals:

• Servicekosten die de verhuurder in rekening brengt.
• Gas, water en licht voor het gehuurde pand.
• Onderhoud dat voor jouw rekening komt als huurder.
• Een zakelijke inboedel- of opstalverzekering voor de inrichting.

Zorg dat je deze kosten netjes gescheiden houdt van je privéadministratie en dat facturen op naam van je onderneming staan, zodat de aftrek bij een controle eenvoudig te onderbouwen is.

Btw op de huur van een bedrijfspand

Verhuur van onroerend goed is in Nederland in beginsel vrijgesteld van btw. Dat betekent dat je als huurder geen btw over de huur betaalt, maar de verhuurder ook geen btw op de kosten van het pand kan terugvragen, wat vaak in de huurprijs wordt doorberekend.

Verhuurder en huurder kunnen er samen voor kiezen om wel btw over de huur te rekenen (btw-belaste verhuur). Dit is alleen mogelijk als jij als huurder het pand voor minimaal 90% gebruikt voor btw-belaste omzet (in sommige branches geldt een lagere grens van 70%). Ben je zelf btw-plichtig en gebruik je het pand volledig zakelijk, dan is dit vaak voordelig: je kunt dan zelf ook weer btw op de huur als voorbelasting terugvragen.

Werkruimte in je eigen woning: veel strenger

Werk je (deels) vanuit huis, dan is het verleidelijk om een deel van de huur of hypotheekrente als zakelijke kost op te voeren. De regels hiervoor zijn echter veel strenger dan bij een gehuurd bedrijfspand. Je werkruimte moet zelfstandig zijn om in aanmerking te komen voor aftrek, wat betekent dat de ruimte:

• Een eigen ingang heeft, los van de rest van de woning.
• Eigen sanitaire voorzieningen heeft.
• In principe verhuurbaar zou zijn aan een derde, los van de rest van de woning.

Daarnaast moet je, als je geen andere werkruimte hebt, minstens 70% van je inkomen in of vanuit die werkruimte verdienen, én minstens 30% van je totale inkomen. Een normale werkkamer, zolderkamer of hoek van de woonkamer voldoet vrijwel nooit aan deze eisen, waardoor de kosten van een werkruimte thuis voor de meeste zzp'ers niet aftrekbaar zijn.

Rekenvoorbeeld: het effect van huuraftrek

Stel, je huurt een klein kantoorpand voor €800 per maand, plus €100 aan servicekosten. Op jaarbasis is dat €10.800 aan aftrekbare kosten. Maak je in dat jaar €50.000 winst vóór aftrek van deze huurkosten, dan daalt je fiscale winst naar €39.200. Bij een marginaal tarief van 35,75% in de eerste schijf van de inkomstenbelasting scheelt dat ruim €3.800 aan belasting, naast de mkb-winstvrijstelling die vervolgens over het lagere bedrag wordt berekend. Zet je diezelfde kosten in een niet-aftrekbare werkruimte thuis, dan loop je dit belastingvoordeel volledig mis.

Huren of een pand kopen?

Naast huren kun je er ook voor kiezen een bedrijfspand te kopen. Dat brengt andere fiscale gevolgen met zich mee: in plaats van een aftrekbare huurpost krijg je te maken met afschrijving, financieringslasten en mogelijk een aparte behandeling in box 3 of als ondernemingsvermogen, afhankelijk van je rechtsvorm. Voor de meeste startende en groeiende zzp'ers is huren financieel toegankelijker en flexibeler, omdat je niet vastzit aan een langdurige investering terwijl je onderneming nog volop in ontwikkeling is.

Bedrijfspand versus werkruimte thuis: wat kies je?

• Een gehuurd bedrijfspand biedt in de regel de meeste fiscale duidelijkheid: de huur en bijkomende kosten zijn simpelweg zakelijke kosten.
• Een werkruimte thuis is goedkoper in de opstartfase, maar levert fiscaal meestal weinig tot geen aftrek op, tenzij je aan de strenge eisen van zelfstandigheid voldoet.
• Groeit je klantenkring en heb je regelmatig bezoek van klanten of personeel nodig, dan is een apart bedrijfspand vaak ook praktisch aantrekkelijker dan werken vanuit huis.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat een normale werkkamer thuis automatisch aftrekbaar is, terwijl dit vrijwel nooit het geval is.
• Privékosten van het huishouden vermengen met de kosten van een gehuurd bedrijfspand.
• Niet vooraf navragen of btw-belaste verhuur mogelijk en voordelig is voor jouw situatie.
• Onderhoudskosten die eigenlijk voor rekening van de verhuurder zijn, toch als eigen zakelijke kosten opvoeren.

Conclusie

Een gehuurd bedrijfspand levert in de regel eenvoudige, volledige belastingaftrek op, terwijl een werkruimte in je eigen woning aan strenge eisen moet voldoen voordat er sprake is van aftrekbare kosten. Twijfel je over jouw specifieke situatie, gebruik dan de rekenhulp werkruimte of lees de volledige uitleg bij werkruimte in de woning en bedrijfsruimte van de Belastingdienst.

Wil je weten welke andere kosten je als zzp'er kunt aftrekken, bekijk dan ondernemersaftrek en de KIA en inkomstenbelasting voor zzp'ers Twijfel je of je genoeg uren maakt om aan het urencriterium te voldoen zodra je vanuit een eigen pand werkt, lees dan ook die uitleg erbij. Overweeg je ook te investeren in vervoer voor je onderneming, kijk dan naar zakelijk leasen: auto van de zaak of fiets van de zaak Val je met je omzet onder de €20.000, bekijk dan ook de kleineondernemersregeling om te zien wat dit betekent voor de btw op je huur.

Met een boekhoudprogramma voor zzp'ers zoals Cleverboek houd je de kosten van je bedrijfspand overzichtelijk gescheiden van je privéadministratie. Bekijk ook boekhoudprogramma of boekhouder: wat heb je nodig? als je twijfelt of je dit zelf goed kunt uitzoeken, en vergelijk de prijzen

Probeer Cleverboek gratis en houd al je bedrijfskosten overzichtelijk bij.