Credit factuur en antidateren: hoe corrigeer je een factuur op de juiste manier?
Factuur verstuurd met een fout erin? Uitleg over wanneer en hoe je een creditfactuur maakt, waarom antidateren niet mag, en wat er altijd op een factuur moet staan.
Categorie: Facturatie
Een verkeerd bedrag, een dubbel verstuurde factuur, of een klant die de order alsnog annuleert: fouten in facturen komen bij elke ondernemer weleens voor. De juiste manier om dit recht te zetten is een creditfactuur, niet het aanpassen van de oorspronkelijke factuur of het antidateren van een nieuwe. In dit artikel leggen we uit hoe dat precies werkt, zodat je administratie kloppend en controleerbaar blijft.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is een factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert of annuleert. In plaats van de oorspronkelijke factuur aan te passen of te verwijderen, wat administratief rommelig en fiscaal niet toegestaan is, maak je een nieuw document dat het teveel gefactureerde bedrag (en de bijbehorende btw) ongedaan maakt.
Hoe maak je een creditfactuur correct op?
Een creditfactuur is in de basis gewoon een factuur, en voldoet dus aan dezelfde factuurvereisten als een normale factuur. Daarnaast geldt specifiek voor een creditfactuur:
- Vermeld duidelijk dat het om een creditfactuur of creditnota gaat.
- Verwijs naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur die wordt gecorrigeerd.
- Gebruik een negatief bedrag (of vermeld expliciet dat het bedrag in mindering komt), inclusief het bijbehorende btw-bedrag.
- Geef de creditfactuur een eigen, opeenvolgend factuurnummer, net als je gewone facturen.
Wanneer gebruik je een creditfactuur?
Een creditfactuur is op zijn plaats in verschillende situaties:
- Je hebt een verkeerd bedrag of verkeerd btw-tarief gefactureerd.
- Een order wordt geannuleerd nadat je al had gefactureerd.
- Je geeft achteraf korting op een al gefactureerd bedrag.
- Een klant betaalt niet en de vordering blijkt definitief oninbaar; via creditering kun je de al afgedragen btw over dat bedrag terugvragen.
In al deze gevallen zorgt de creditfactuur ervoor dat je administratie, en die van je klant, weer klopt zonder dat de oorspronkelijke factuur wordt aangepast of verwijderd. Dat is ook precies waarom een creditfactuur de voorkeur verdient boven het simpelweg intrekken van een verstuurde factuur: beide partijen behouden een volledig en sluitend papieren (of digitaal) spoor van wat er is gebeurd.
Antidateren: waarom dit niet mag
Antidateren betekent dat je een document, zoals een factuur, voorziet van een datum die eerder ligt dan het moment waarop het document daadwerkelijk is opgemaakt. Dit is bij facturen niet toegestaan. Een factuur moet de datum dragen waarop deze daadwerkelijk is opgesteld of waarop de levering plaatsvond, niet een datum die achteraf beter uitkomt, bijvoorbeeld om een factuur nog in een eerder btw-tijdvak te laten vallen.
Antidateren wordt door de Belastingdienst gezien als een vorm van administratieve onjuistheid en kan bij ontdekking leiden tot een naheffing, boetes, of in ernstige gevallen zelfs strafrechtelijke vervolging wegens valsheid in geschrifte. Merk je dat een factuur eigenlijk in een ander tijdvak had moeten vallen, los dit dan op met een correcte creditfactuur en een nieuwe factuur met de juiste datum, in plaats van de datum met terugwerkende kracht aan te passen.
Wat moet er sowieso op elke factuur staan?
Om problemen te voorkomen, is het goed om de basisvereisten voor elke factuur scherp te hebben:
- Een opeenvolgend factuurnummer, zonder gaten of duplicaten.
- De factuurdatum en de datum van levering, als die afwijkt.
- Naam en adres van jouw onderneming en die van je klant.
- Je KVK-nummer en btw-identificatienummer.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
Bij bedragen tot €100 inclusief btw gelden vereenvoudigde regels met minder verplichte gegevens. Lees de volledige uitleg in facturen maken als zzp'er: wat moet er op staan?
Rekenvoorbeeld: een factuur crediteren
Stel, je hebt per ongeluk €1.210 inclusief 21% btw gefactureerd (€1.000 excl. btw + €210 btw), terwijl het had moeten gaan om €900 excl. btw + €189 btw = €1.089. Je maakt dan een creditfactuur voor het verschil: €100 excl. btw + €21 btw = €121, met een duidelijke verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur. Het netto resultaat van beide facturen samen komt dan uit op het juiste bedrag van €1.089, en zowel jij als je klant kunnen precies herleiden hoe dat bedrag tot stand is gekomen.
Betaalt een klant een factuur uiteindelijk helemaal niet en blijkt de vordering definitief oninbaar, bijvoorbeeld na een faillissement, dan crediteer je de volledige factuur en vraag je de al afgedragen btw terug in je eerstvolgende btw-aangifte. Zo betaal je nooit btw af over omzet die je in werkelijkheid nooit hebt ontvangen.
Veelgemaakte fouten
- De oorspronkelijke factuur aanpassen of verwijderen in plaats van een creditfactuur te maken.
- Een creditfactuur versturen zonder verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer.
- Facturen antidateren om ze nog in een gunstiger btw-tijdvak te laten vallen.
- Vergeten de btw over een gecrediteerd bedrag terug te vragen in de eerstvolgende btw-aangifte
Conclusie
Fouten in een factuur horen thuis in een nette creditfactuur, niet in een aangepaste of geantidateerde versie van het origineel. Zo blijft je administratie controleerbaar en voorkom je problemen bij een eventuele controle. Voor de officiële regels, zie factuureisen voor de btw-administratie en btw-teruggaaf door prijsvermindering of verbreking overeenkomst van de Belastingdienst.
Wil je de basis van correct factureren nog eens doornemen, lees dan facturen maken als zzp'er: wat moet er op staan? en offerte maken als zzp'er Meer weten over hoe btw op je facturen werkt, bekijk dan wat is btw? en btw-aangifte als zzp'er
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan vervalt de btw-component in dit voorbeeld uiteraard, maar blijft het principe van crediteren voor een verkeerd bedrag hetzelfde. Twijfel je of je jouw facturatie zelf goed op orde hebt, bekijk dan ook boekhoudprogramma of boekhouder: wat heb je nodig?
Met een facturatieprogramma zoals Cleverboek maak je in een paar klikken een correcte creditfactuur die automatisch naar de juiste oorspronkelijke factuur verwijst. Bekijk ook onbeperkt facturen versturen en de prijzen
Probeer Cleverboek gratis en corrigeer facturen voortaan foutloos.
Veelgestelde vragen
Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is een factuur met een negatief bedrag die je gebruikt om een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk te corrigeren of te annuleren.
Een creditfactuur voldoet aan dezelfde factuurvereisten als een gewone factuur, en verwijst daarnaast duidelijk naar het nummer van de oorspronkelijke factuur die wordt gecorrigeerd.
Nee. Een factuur moet de datum dragen waarop deze daadwerkelijk is opgemaakt of waarop de levering plaatsvond. Een factuur achteraf voorzien van een eerdere datum is niet toegestaan en kan als fraude worden aangemerkt.
In elk geval: een opeenvolgend factuurnummer, de datum, je bedrijfsgegevens en die van je klant, een omschrijving van de levering, het bedrag exclusief btw en het toegepaste btw-tarief.
Ja, onder voorwaarden. Blijft een factuur onbetaald, dan kun je de al afgedragen btw over dat bedrag terugvragen, bijvoorbeeld met een creditfactuur of via de daarvoor bestemde procedure bij je btw-aangifte.