Declarabiliteit: hoeveel van je gewerkte uren zijn eigenlijk declarabel?

Categorie: Uren & tarief

Je werkt misschien fulltime aan je onderneming, maar dat betekent niet dat je al die uren ook factureert. Declarabiliteit laat zien welk deel van je tijd daadwerkelijk omzet oplevert, en is daarmee een sleutelbegrip bij het bepalen van een realistisch uurtarief. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt, inclusief een concreet rekenvoorbeeld dat je direct op je eigen situatie kunt toepassen.

Wat is declarabiliteit?

Declarabiliteit is het percentage van je totaal gewerkte uren dat je daadwerkelijk aan klanten factureert. De formule is simpel:

Declarabele uren ÷ Totaal gewerkte uren × 100% = Declarabiliteit

Werk je in een week 40 uur, waarvan je 28 uur daadwerkelijk factureert aan klanten, dan is je declarabiliteit 28 ÷ 40 × 100% = 70%. De overige 12 uur besteed je aan taken die weliswaar nodig zijn voor je onderneming, maar niet direct in rekening worden gebracht. Reken je dit percentage om naar een heel jaar, dan zie je meteen hoeveel omzet die niet-declarabele uren je feitelijk kosten.

Wat telt niet mee als declarabel?

Niet-declarabele tijd omvat alle uren die je aan je onderneming besteedt zonder dat een klant hiervoor rechtstreeks betaalt:

• Administratie: facturen maken, bonnetjes verwerken, urenregistratie bijhouden.
• Acquisitie en netwerken: nieuwe klanten vinden en relaties onderhouden.
• Offertes opstellen: zoals uitgewerkt in offerte maken als zzp'er
• Scholing en ontwikkeling: cursussen, vakliteratuur bijhouden.
• Reistijd: afhankelijk van je afspraken met klanten, soms wel en soms niet gedeeltelijk gefactureerd.

Deze uren zijn niet minder waardevol, maar leveren geen directe omzet op. Hoe meer tijd hierin gaat zitten, hoe lager je declarabiliteit, en hoe hoger je uurtarief eigenlijk zou moeten zijn om hetzelfde inkomen te behouden.

Hoeveel uren heb je eigenlijk beschikbaar?

Ga je uit van een vijfdaagse werkweek van 8 uur, met 30 dagen vakantie en feestdagen, dan houd je op jaarbasis ongeveer 1.840 uur over om aan je onderneming te besteden, declarabel en niet-declarabel samen. Voor startende zzp'ers is het al goed haalbaar om 50 tot 60% van deze uren declarabel te maken; ervaren zzp'ers met een stabiele klantenkring en efficiënte processen komen vaak op 65 tot 75% uit.

Rekenvoorbeeld

Ga je uit van 1.840 beschikbare uren en een declarabiliteit van 55%, dan kom je uit op 1.840 × 0,55 = 1.012 declarabele uren per jaar. Wil je op jaarbasis €60.000 omzet halen, dan reken je: €60.000 ÷ 1.012 = ongeveer €59 per uur als minimaal uurtarief, exclusief btw. Ga je uit van een hogere declarabiliteit van 70%, dan daalt het benodigde uurtarief naar ongeveer €47, bij gelijkblijvende omzetdoelstelling.

Declarabiliteit versus het urencriterium

Deze twee begrippen worden weleens verward, terwijl ze iets anders meten:

• Voor het urencriterium tellen alle uren die je aan je onderneming besteedt mee, inclusief administratie en acquisitie, zolang je maar boven de 1.225 uur per jaar uitkomt.
• Voor declarabiliteit tel je alleen de uren die je daadwerkelijk factureert; niet-declarabele uren tellen hier dus juist niet mee.

Je kunt dus ruim aan het urencriterium voldoen terwijl je declarabiliteit relatief laag is, bijvoorbeeld in een periode waarin je veel tijd steekt in het opzetten van je administratie of het werven van nieuwe klanten.

Declarabiliteit verhogen: praktische tips

• Automatiseer administratieve taken, bijvoorbeeld met een boekhoudprogramma dat facturen en bonnetjes automatisch verwerkt.
• Maak je acquisitieproces efficiënter, bijvoorbeeld met vaste sjablonen voor offertes en voorstellen.
• Kies bewust voor opdrachten die aansluiten bij je expertise, zodat je minder tijd kwijt bent aan inwerken.
• Besteed niet-kernactiviteiten uit, zoals boekhouding, als dat je meer declarabele uren oplevert dan het kost.

Declarabiliteit door de tijd heen bijhouden

Declarabiliteit is geen vast gegeven: het schommelt per week, per maand en per fase van je onderneming. In een rustige periode met weinig opdrachten kan je declarabiliteit tijdelijk laag uitvallen, terwijl deze in een drukke periode juist flink kan oplopen. Door je declarabiliteit maandelijks of per kwartaal te meten in plaats van alleen achteraf over het hele jaar, zie je sneller trends: neemt je declarabiliteit structureel af, dan is dat een signaal om je acquisitie of je administratieve processen onder de loep te nemen, in plaats van pas aan het einde van het jaar te ontdekken dat je inkomen tegenvalt.

Vergelijk je declarabiliteit ook met je cashflow: een hoge declarabiliteit zegt nog niets over hoe snel klanten daadwerkelijk betalen. Beide overzichten samen geven een vollediger beeld van hoe gezond je onderneming er financieel voor staat.

Veelgemaakte fouten

• Je uurtarief baseren op alle beschikbare uren, in plaats van alleen je declarabele uren.
• Geen goed overzicht bijhouden van hoeveel tijd naar niet-declarabele taken gaat.
• Declarabiliteit en het urencriterium door elkaar halen bij het bepalen van je tarief of je fiscale positie.
• Een te hoge declarabiliteit nastreven zonder rekening te houden met noodzakelijke tijd voor administratie en acquisitie.

Conclusie

Declarabiliteit laat zien hoeveel van je tijd daadwerkelijk omzet oplevert, en is daarmee onmisbaar bij het bepalen van een realistisch uurtarief. Gebruik de vuistregel van 50 tot 75% als uitgangspunt, en reken zelf uit wat dit voor jouw uurtarief betekent met de rekentool uurtarief berekenen en de uitleg bij bepaal je uurtarief van de KVK.

Wil je weten hoeveel uur je in totaal moet maken voor de zelfstandigenaftrek, lees dan urencriterium voor zzp'ers En wil je je gewerkte uren nauwkeurig bijhouden om je eigen declarabiliteit te berekenen, bekijk dan urenregistratie voor freelancers: waarom het loont

Twijfel je of je uurtarief nog wel klopt met je huidige kosten en ambities, bekijk dan ook inkomstenbelasting voor zzp'ers: hoeveel betaal je? om te zien hoeveel van je omzet netto overblijft. Met een boekhoudprogramma met urenregistratie zoals Cleverboek zie je in één oogopslag hoeveel van je uren declarabel zijn, zodat je precies weet of je uurtarief nog klopt. Bekijk ook de urenregistratie-functie en de prijzen

Probeer Cleverboek gratis en houd je declarabele en niet-declarabele uren gescheiden bij.