Ophef in Vlaanderen: Boete Omdat Een Ondernemer Haar Digitale Boekhouding Niet Op Papier Kon Tonen

Categorie: Nieuws

In Vlaanderen is discussie ontstaan over een boete van 1.250 euro voor een ondernemer die tijdens een fiscale controle haar boekhouding niet op papier kon laten zien, terwijl die boekhouding volledig digitaal was. Dat melden Accountancy Vanmorgen en Fiscaal Vanmorgen op 28 september. Het verhaal speelde eerder al in de Vlaamse media, waaronder bij VRT NWS. Het gaat om een Belgische zaak, maar de vraag die erachter zit, komt ook bij Nederlandse ondernemers vaker op: als je boekhouding digitaal is, wat moet je dan nog op papier kunnen tonen?

Wat er volgens de berichten gebeurde

De ondernemer runt een atelier in Knokke-Heist. Volgens de berichten was ze begin juli op vakantie toen een team van de Belgische fiscus, de FOD Financiën, onverwacht bij haar zaak binnenkwam. Volgens VRT NWS ging het om zeven ambtenaren. Zij vroegen direct om de boekhouding te zien, en dan bedoelden ze een papieren versie.

Op dat moment waren er twee medewerkers aanwezig: een flexijobber en een student. Geen van beiden had toegang tot de administratie. De flexijobber wilde de eigenaar bellen om te vragen wat ze moest doen, maar dat mocht niet, want telefoons moesten meteen op de toonbank worden gelegd. Omdat de boekhouding niet kon worden getoond, volgde een boete van 1.250 euro.

De ondernemer zegt dat haar administratie helemaal digitaal wordt bijgehouden. Ze vertelt dat haar is gezegd dat een papieren versie beschikbaar moet zijn als een medewerker niet bij de digitale versie kan. Dat steekt des te meer, omdat zelfstandigen in België sinds dit jaar verplicht digitaal moeten factureren.

Peppol: digitaal is in België de norm geworden

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen, via het Peppol-netwerk. Dat staat onder meer op de informatiepagina's van Acerta en Liantis. Ook kleine zelfstandigen vallen eronder. Volgens die bronnen kan een bedrijf dat niet aan de verplichting voldoet een administratieve boete krijgen, die oploopt van 1.500 euro bij de eerste overtreding via 3.000 euro bij de tweede naar 5.000 euro bij de derde en volgende.

Precies dat contrast zorgt voor de ergernis. De overheid vraagt ondernemers hun facturen digitaal te verwerken, maar een controleur blijkt bij een bezoek ter plaatse toch om papier te vragen. Wie zijn administratie netjes digitaal doet, hoort daar volgens veel ondernemers niet voor gestraft te worden.

De reactie van minister Jambon

Het Vlaamse Parlementslid Vincent Van Quickenborne stelde vragen over de zaak en zei dat hij meer vergelijkbare gevallen kent. Hij pleit voor een handvest van de belastingplichtige, waarin grenzen worden gesteld aan hoe de fiscus zich mag gedragen. Minister van Financiën Jan Jambon antwoordde volgens Accountancy Vanmorgen dat er bij een digitale boekhouding geen papieren kopie hoeft te worden bewaard op elke exploitatiezetel.

Dat is een duidelijk signaal, maar het beantwoordt niet alles. Het zegt wat er niet verplicht is. Het zegt niet wat een medewerker op de werkvloer moet doen als een controleur onverwacht binnenstapt en de eigenaar niet bereikbaar is. Uit de berichten blijkt ook niet hoe de boete er uiteindelijk uitziet: of die wordt ingetrokken, is in de bronnen die wij hebben gevonden niet terug te vinden.

Wat betekent dit voor Nederlandse ondernemers

De regels in België en Nederland zijn niet hetzelfde, dus je kunt deze uitkomst niet zomaar naar Nederland vertalen. Toch is de les praktisch. Een digitale administratie is alleen zo sterk als de toegang ertoe. Denk aan een paar vragen die je jezelf kunt stellen:

• Wie kan er bij je boekhouding als jij er zelf niet bent, bijvoorbeeld je partner, een vaste medewerker of je boekhouder?
• Kun je op korte termijn een overzicht tonen van je facturen, bankboekingen en btw-aangiftes, zonder eerst alles te hoeven zoeken?
• Weet je personeel wat er moet gebeuren als er een controleur of andere bezoeker aan de deur staat en jij niet bereikbaar bent?

In Nederland geldt voor ondernemers een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang je de gegevens op verzoek goed leesbaar kunt laten zien. Dat maakt het nog belangrijker dat je administratie op één plek staat en dat je bonnetjes, facturen en bankgegevens niet verspreid liggen over mailboxen en telefoons.

Hoe je zorgt dat je digitale boekhouding op orde is

Een goed ingerichte digitale administratie voorkomt gedoe, ook als er nooit een controleur langskomt. Met automatische verwerking van je inkoopfacturen en bonnetjes hoef je niet meer met losse papieren te werken, en met een bankkoppeling komen je bankboekingen vanzelf binnen. Zo heb je altijd een actueel beeld van je cijfers en kun je snel laten zien wat er is geboekt. Meer over e-facturatie en de gevolgen voor kleine ondernemers lees je in ons artikel over het onderzoek van NOAB naar administratiekantoren en verplichte e-facturatie.

Wil je dat je boekhouding klopt en op elk moment te laten zien is, kijk dan naar de boekhoudservice van Cleverboek. Dan zit je administratie op één plek en weet je zeker dat jij of je boekhouder er altijd bij kan.