Werkgever Aanmelden Bij De Belastingdienst Kan Sinds 1 Oktober Digitaal

Categorie: Nieuws

Ondernemers die voor het eerst personeel aannemen, kunnen zich sinds 1 oktober 2026 digitaal aanmelden als werkgever voor de loonheffingen. Tot nu toe kon dat alleen met een papieren formulier. Volgens Salaris Vanmorgen komt er daarmee een einde aan het verplichte gebruik van papier voor dit onderdeel van de aanmelding.

Hoe het tot nu toe ging

De oude werkwijze was omslachtig. Een werkgever moest het formulier downloaden, uitprinten, met de hand invullen, ondertekenen en per post opsturen. Bij de Belastingdienst werd het formulier vervolgens ingescand en handmatig verwerkt. Dat blijkt uit de brief waarmee de staatssecretaris de Tweede Kamer informeerde over de opvolging van het advies van het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR), te vinden op de site van de Tweede Kamer.

Het ATR vond dat deze werkwijze foutgevoelig is en voor vertraging kan zorgen. Dat leidt tot onnodige administratieve lasten, zowel voor werkgevers als voor intermediairs zoals boekhouders en salarisadministrateurs. Het advies kwam in december 2025. Het kabinet volgt het advies op.

Wat er nu verandert

Werkgevers kunnen zich per 1 oktober 2026 online aanmelden voor de loonheffingen. Volgens Accountancy Vanmorgen gebruikt de Belastingdienst daarvoor digitale formulieren met verplichte invulvelden. De verwachting is dat aanvragen daardoor sneller en met minder fouten worden verwerkt. Je kunt een veld dus niet meer per ongeluk overslaan, zoals op papier wel kon.

Het blijft niet bij de aanmelding als werkgever. Ook andere formulieren worden rond dezelfde tijd digitaal. Het gaat om formulieren voor de artiesten- en beroepssportersregeling, voor het afmelden als werkgever en voor de premies werknemersverzekeringen.

Geen automatisch loonheffingennummer

Digitaal aanmelden betekent nog niet dat je direct een loonheffingennummer krijgt. Dat nummer wordt voorlopig niet automatisch toegekend, omdat in veel gevallen nog handmatige beoordeling nodig is. Een voorbeeld is de indeling in een bedrijfstak. Reken dus op enige verwerkingstijd en meld je op tijd aan, voordat je de eerste medewerker laat beginnen.

Wat betekent dit voor jou als ondernemer

Heb je als zzp'er of kleine bv plannen om iemand in dienst te nemen, dan scheelt het digitale formulier gedoe van printen, ondertekenen en posten. Het formulier wordt ook minder snel teruggestuurd door een vergeten veld. Voor wie via een boekhouder of salarisadministrateur werkt, geldt hetzelfde: die kan de aanmelding voortaan rechtstreeks online indienen.

Een digitale aanmelding is wel een formaliteit die bij een goede administratie hoort. Bewaar een kopie van wat je hebt ingediend, noteer de datum en houd de bevestiging bij je personeelsdossier. Zo kun je later aantonen wanneer je je als werkgever hebt gemeld.

Personeel in dienst nemen brengt meer administratie mee dan alleen de aanmelding. Denk aan de loonaangifte, de loonstroken en de afdracht van de loonheffingen. Over de digitale kant van de communicatie met de fiscus schreven we eerder over de digitale post van de Belastingdienst voor ondernemers. En ben je net begonnen met je bedrijf? Lees dan onze gids over boekhouding starten als zzp'er. Liever dat een ander de administratie bijhoudt? Kijk dan naar de boekhoudservice van Cleverboek.