Zeventig Procent Keurt Facturen Nog Handmatig Goed: Wat Kost Dat Je Boekhouding

Categorie: Nieuws

Zeven op de tien bedrijven keuren facturen nog steeds handmatig goed, met een pen op papier of via losse e-mails. Dat blijkt uit een analyse van Wolters Kluwer, waarover zowel Accountancy Vanmorgen als Emerce berichtten. De cijfers komen uit 594 volledig ingevulde enquêtes over goedkeuringsprocessen, afgenomen via boekhoudplatform Basecone tussen januari 2023 en juli 2026, onder accountantskantoren, administratiekantoren, ondernemers en andere organisaties.

Pen en papier houden stand

Van de ondervraagden keurt 34 procent facturen nog goed met pen en papier, en werkt 36 procent met een goedkeuring via losse e-mails. Samen komt dat uit op zeven van de tien bedrijven die geen gestructureerd, digitaal goedkeuringsproces gebruiken. Dat is opvallend, want factuurherkenning en boekhoudsoftware zijn allang gemeengoed. Het knelpunt zit dus niet zozeer in het inboeken van een factuur, maar in de stap daarna: wie moet de factuur controleren en akkoord geven voordat hij betaald wordt.

Geen overzicht en trage betalingen

Diezelfde analyse laat zien wat een handmatig proces in de praktijk kost. Meer dan de helft van de respondenten, 55 procent, heeft geen centraal overzicht van de status van openstaande facturen: iemand moet dus per factuur nagaan of die al is goedgekeurd. Bijna de helft, 43 procent, geeft aan dat het huidige goedkeuringsproces regelmatig bijdraagt aan te late betalingen aan leveranciers. En eveneens 43 procent besteedt wekelijks tijd aan het zoeken en terugvinden van documenten in mailboxen of archieven. Dat is tijd die niet naar klanten of naar het bedrijf zelf gaat, maar naar het opnieuw vinden van een factuur die ergens tussen een postvak en een la is blijven hangen.

Wolters Kluwer: proces blijft kwetsbaar

Marie Costers, VP & General Manager Tax & Accounting bij Wolters Kluwer voor België, Nederland en het Verenigd Koninkrijk, reageert in het onderzoek: "Zolang de goedkeuring van facturen afhankelijk is van afzonderlijke handmatige handelingen, blijft het proces kwetsbaar. Niet omdat organisaties het belang ervan niet inzien, maar omdat zichtbaarheid, opvolging en governance vaak niet centraal zijn georganiseerd. Geautomatiseerde workflows zorgen voor meer controle, transparantie en consistentie in het gehele proces." Met andere woorden: het probleem is niet dat bedrijven facturen niet serieus nemen, maar dat er geen systeem is dat vanzelf bijhoudt wie wat nog moet goedkeuren.

Wat betekent dit voor jouw boekhouding

Herken je dit? Een factuur die in je mail blijft staan tot je er toevallig weer aan denkt, of een stapel bonnetjes die pas bij het kwartaal wordt doorgenomen. Dat is precies het patroon dat uit dit onderzoek naar voren komt, en het is ook precies waar automatisering het meeste verschil maakt. Met facturen uploaden via Scan & Herken worden inkomende facturen automatisch herkend en verwerkt zodra ze binnenkomen, in plaats van dat ze wachten op een handmatige controle. De boekhoudbot van Cleverboek verwerkt tot 87 procent van je facturen en bonnetjes automatisch, en via inkoop- en bankboekingen zie je in één overzicht welke facturen nog openstaan, in plaats van dat je daar zelf achteraan moet.

Dat sluit ook aan bij een trend die we eerder al beschreven: uit de MKB Barometer van Exact bleek dat mkb'ers AI en automatisering steeds massaler omarmen, al blijft de strategische inzet daarvan nog vaak achter. Het onderzoek van Wolters Kluwer laat zien dat diezelfde achterstand heel concreet zit in iets simpels als het goedkeuren van een factuur.

De cijfers van Wolters Kluwer maken duidelijk dat handmatige factuurgoedkeuring geen incident is bij een enkel bedrijf, maar de norm bij de meerderheid. Voor je eigen boekhouding is de vraag dus niet of automatisering hier tijd en gedoe bespaart, maar hoeveel uur je er nu al aan kwijt bent zonder dat je het doorhebt.