Exact Online of Cleverboek? Mkb-software versus gratis zzp-boekhouding

Exact Online is een van de bekendste namen in de Nederlandse boekhoudsoftware, vooral bij accountantskantoren en mkb-bedrijven. Voor zzp'ers en kleine ondernemers die vooral willen factureren, bonnen scannen en btw-aangifte doen, is de vraag alleen of al die functionaliteit, en de bijbehorende prijs, wel nodig is. Dit artikel zet Exact Online en Cleverboek eerlijk naast elkaar.

Exact Online en Cleverboek naast elkaar

Prijzen op basis van de publieke prijspagina van exact.com. Software-prijzen veranderen, check bij twijfel de actuele pagina van de aanbieder.

Waarom Exact Online prijzig oogt voor een zzp'er

Het instappakket, Boekhouden Essentials, is bedoeld voor één gebruiker met een overzichtelijk aantal facturen per maand en kost al snel meer dan €49 per maand exclusief btw. Wil je meerdere gebruikers, uitgebreidere rapportages of extra modules zoals CRM of HRM, dan schuif je al snel door naar Plus of Professional, met prijzen tot boven de €150 per maand. Voor een mkb-bedrijf met een boekhoudafdeling of een accountantskantoor dat tientallen klantadministraties beheert, is dat een logische investering: de software is gebouwd om die schaal en complexiteit aan te kunnen. Voor een zzp'er die vooral facturen wil versturen, bonnetjes wil scannen en per kwartaal btw-aangifte wil doen, betaal je voor rapportagemogelijkheden en koppelingen die je in de praktijk niet aanraakt.

Waarvoor is Exact Online wél de logische keuze?

Exact Online is sterk wanneer je onderneming meerdere van deze kenmerken heeft:

• Je werkt met meerdere gebruikers die tegelijk in dezelfde administratie moeten kunnen boeken.
• Je hebt uitgebreide voorraad- of projectadministratie nodig, naast standaard boekhouding.
• Je bent accountant of boekhouder en beheert de administraties van meerdere klanten vanuit één platform.
• Je onderneming groeit richting een omvang waar rapportages, rechtenbeheer per gebruiker en koppelingen met andere bedrijfssoftware belangrijk worden.

In die situaties weegt de hogere prijs op tegen de functionaliteit die je daadwerkelijk gebruikt.

Waarvoor is Cleverboek de logische keuze?

Ben je zzp'er, freelancer of run je een klein bedrijf zonder personeel, dan is de kans groot dat je nooit bij de functies komt waarvoor Exact Online is gebouwd. Cleverboek biedt de kern die de meeste zzp'ers echt nodig hebben, blijvend gratis:

• Onbeperkt facturen versturen, zonder limiet per maand.
• Automatische bankkoppeling met de grote Nederlandse banken.
• Btw-aangifte die automatisch wordt berekend en direct kan worden ingediend.
• Bonnen scannen via de app, zonder aparte teller of meerprijs.
• Nederlandstalige support, met optioneel een boekhoudkundig team via chat voor €19 per maand.

Geen omzetschijven, geen modules die je los moet bijkopen, en geen prijs die oploopt zodra je een tweede gebruiker toevoegt.

Boekhoudprogramma voor mkb: is Exact Online dan altijd de norm?

Zoek je specifiek een boekhoudprogramma voor mkb, dan kom je Exact Online al snel tegen als vergelijkingsmateriaal, en dat is niet zonder reden: het platform is decennialang uitgebouwd tot een van de meest complete opties voor bedrijven met personeel, voorraad of meerdere vestigingen. Maar "mkb" is een breed begrip. Een eenmanszaak die net een tweede persoon aanneemt, heeft andere behoeften dan een bedrijf met twintig medewerkers en een eigen magazijn.

Een handig vuistregel: reken uit hoeveel van de Exact-modules je daadwerkelijk gebruikt. Betaal je voor Plus of Professional, maar gebruik je in de praktijk alleen facturatie, een bankkoppeling en btw-aangifte, dan betaal je structureel voor functionaliteit die bij een kleiner en eenvoudiger pakket net zo goed geregeld is. Groeit je onderneming daarentegen richting meerdere medewerkers met eigen inlogrechten, een koppeling met een apart CRM-systeem, of een boekhouder die meerdere klantadministraties beheert, dan begint de investering in Exact Online zich wél terug te verdienen.

Wat kost het je als je te groot pakket kiest?

Een veelgemaakte fout bij het kiezen van boekhoudsoftware is vooruit betalen voor groei die nog niet is gerealiseerd. Kies je bij twijfel meteen voor Exact Online Plus of Professional "voor de zekerheid", dan betaal je al snel €99 tot €159 per maand extra ten opzichte van een pakket dat op je huidige situatie is toegesneden. Op jaarbasis loopt dat op tot ruim €1.200 tot €1.900, geld dat je net zo goed had kunnen investeren in je onderneming zelf. Begin daarom altijd bij wat je vandaag nodig hebt, en stap pas over naar een uitgebreider pakket zodra je die functionaliteit ook echt gebruikt.

Overstappen van Exact Online naar Cleverboek

Werk je nu met Exact Online, maar merk je dat je voor een groot deel van de functionaliteit betaalt zonder het te gebruiken? Overstappen is minder ingrijpend dan het lijkt:

1. Exporteer je klanten, facturen en boekingen vanuit Exact Online, bij voorkeur als Auditfile-XML, zodat je nieuwe pakket je volledige historie kan inlezen.
2. Maak een gratis account aan bij Cleverboek en vul je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-tarief in.
3. Koppel je zakelijke bankrekening opnieuw via PSD2.
4. Importeer je klanten en openstaande facturen, zodat je factuurnummering doorloopt.
5. Controleer je lopende btw-periode voordat je je eerstvolgende aangifte indient.

Voor een uitgebreidere uitleg van dit proces, inclusief het beste moment om over te stappen, lees overstappen naar een ander boekhoudprogramma: het stappenplan.

Werkt je boekhouder met Exact Online?

Veel accountantskantoren en boekhouders werken zelf met Exact Online, omdat het platform is gebouwd om meerdere klantadministraties tegelijk te beheren vanuit één omgeving. Betekent dat dat jij als zzp'er ook Exact Online moet gebruiken? Niet per se. Sommige boekhouders werken prima samen met andere software, zolang je op tijd een correcte export kunt aanleveren, bijvoorbeeld als Auditfile-XML. Twijfel je tussen zelf boekhouden in een eenvoudiger pakket of alles uitbesteden aan een boekhouder die met Exact Online werkt, overweeg dan ook een tussenweg: bij Cleverboek kun je je administratie zelf bijhouden in de gratis software, en optioneel de controle en aangiftes laten verzorgen via de boekhoudservice, zodat je niet hoeft te kiezen tussen dure software en het volledig uit handen geven van je boekhouding.

Exact Online of Cleverboek: de kernvraag

De keuze tussen Exact Online en Cleverboek komt eigenlijk neer op één vraag: heb je de schaal en complexiteit nodig waarvoor Exact Online is gebouwd, of ben je op zoek naar de kernfuncties van boekhouden zonder overbodige extra's en zonder maandelijkse rekening? Voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers is dat laatste het geval, en is een gratis alternatief zoals Cleverboek de voordeligere en overzichtelijkere keuze. Twijfel je nog, begin dan gewoon gratis bij Cleverboek: je zit nergens aan vast, en mocht je onderneming later echt de schaal van Exact Online nodig hebben, dan weet je dat uit ervaring in plaats van uit een prijsvergelijking vooraf.

Bekijk ook de vergelijkingen met Moneybird, e-Boekhouden.nl en Jortt, of lees het bredere overzicht in boekhoudprogramma's vergelijken en een goed gratis boekhoudprogramma: 6 opties.